Журнал регистрации перевода работников

Журнал учета и регистрации увольнений с работы

Для учета кадров используются различные реестры. Журнал учета и регистрации увольнений используется для составления списка уволенных работников за текущий период. Он должен содержать всю основную информацию по процедуре и уволенному сотруднику. Ведением занимается специальный человек, который также ответственен за оформление данной документации. Весь процесс заполнения является строго регламентированным.

Для чего нужен

Есть несколько форм журналов, которые заполняются с помощью учетных данных. Есть книги учета трудоустройств и других данных. Журнал учета увольнений требуется для систематизации данных и различной информации о расторжении трудовых взаимоотношений за учетный период, то есть он показывает всю информацию о совершенных увольнениях. Он используется для управленческой систематизации данных и помогает ведению статистики. Например, можно просмотреть информацию о причинах увольнения за текущий период.

Фактически с помощью журнала осуществляется сбор и систематизация информации. Этим должен заниматься один из кадровых работников. Чаще всего ответственным лицом считается начальник отдела кадров, но вести его может и работодатель.

Ответственное лицо должно в обязательном порядке поставить свою подпись при регистрации самого журнала и начале его заполнения. В противоположном случае назначенный сотрудник не может его заполнять.

Основная информация, которая содержится в журнале, позволяет рассчитать следующие статистические данные:

• статистика самих увольнений;
• переводы;
• текучка кадров в структурных подразделениях;
• основные причины увольнений;
• длительность работы сотрудников;
• число нарушений дисциплинарного характера, которые приводят к увольнениям;
• численность перестановок в руководящем звене;
• сбор общей информации по увольнениям, в том числе уход работников из-за травм или болезней, например, профессионального характера.

Такая информация позволяет управленцам систематически проверять всю информацию и вносить коррективы в работу, как подразделений, так и самой организации полностью.

Как оформить

Чаще всего оформлением и заполнением журнала занимается специально назначенный работник из числа кадровиков. Форма журнала учета и регистрации увольнений может быть как специальной, которая разработана отделом кадров, так и утвержденная министерствами. Главным правилом считается полноценное оформление и включением всех основных данных.

• лицевая сторона журнала имеет дату начала ведения, а также порядковый номер;

• внутри журнал имеет несколько граф, в которые вписывается вся информация;
• ответственное лицо должно расписаться в журнале;
• данные о сотруднике, который ведет учет, могут быть расположены как на внешней части журнала, так и на внутренней. Главное, чтобы была проставлена дата росписи сотрудника, его должность и ФИО;
• до начала ведения записей все страницы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. На прошивке ставится печать, а также данные прошивающего лица, то есть начальника кадров. Он должен на прошивке поставить свою подпись с указанием количества листов.

Все моменты защищают журнал от изъятий и различных вложений. Печать с закреплением шнуровки находится на последнем листе. Выглядит это так:

Наклейка с оттиском печати и всеми данными должна быть заполнена начальником отдела кадров или руководителем. ФИО указываются полностью, а должность в соответствии по штатному расписанию.

Любые исправления с помощью корректирующих средств запрещены. Все дынные должны заполняться в требуемые графы. Список граф может быть различным, но по стандарту они имеют такой вид:

Особенности

При необходимости исправить неправильную запись ее следует зачеркнуть одной чертой. Далее ниже или в примечании записываются новые данные. Стоит учитывать, что черта должна быть сделана так, чтобы надпись было видно.

Для аннулирования записи должна быть отметка вида «запись № 3 в графе № 4 не действительна». После нее уже вписываются новые данные.

Журналы учета относятся к внутреннему пользованию. Они не могут передаваться лицам, которые не являются кадровиками структурного подразделения. Для передачи иным лицам требуется специально оформленное разрешение начальника отдела кадров или руководителя.

Любое ознакомление с журналом проводится при непосредственном участии ответственного за учет лица.

Проверка ведения журнала осуществляется начальником отдела кадров. Она необходима для систематизации данных и различных статистических исследований.

Фактически при ведении журнала он хранится у ответственного лица, которое его заполняет. После завершения учета он отправляется в архив. Срок хранения такого документа установлен на 75 лет.

Журнал учета и регистрации увольнений входит в список документов внутреннего пользования отдела кадров для систематизации информации и получения отчетности по данным, а также определенным видам информации. Ведением журнала занимается ответственное лицо, которое обязано заполнять журнал по всем правилам ведения таких документов. Унифицированной формы документа нет, поэтому она может быть разработана в произвольном виде работниками кадровой службы.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

• регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
• приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

• о приеме сотрудника на работу;
• увольнении сотрудника;
• переводе сотрудника на другую должность;
• совмещении сотрудника;
• совместительстве сотрудника;
• заработной плате;
• командировке;
• отпуске, декрете;
• награждении;
• изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

• Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
• Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
• Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

• титульным листом;
• разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

• наименование работодателя;
• название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
• дата начала заполнения;
• дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

• Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
• подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
• сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

• перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
• дат, номеров утверждения приказов;
• конкретных разновидностей приказов;
• Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
• документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

• простейший — в журналах;
• более совершенный — с помощью картотеки;
• наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
• организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

• Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

• Журнал регистрации личных карточек.
• Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
• Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

• Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

• сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

• об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
• об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

• трудоустройстве,
• сокращении,
• отпуске,
• материальном поощрении,
• дисциплинарном взыскании,
• дежурствах,
• переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

• наименование предприятия;
• дата открытия журнала, дата его окончания;
• должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
• срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

• порядковый номер приказа, дату его выпуска;
• номер документа, его вид, содержание;
• ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
• основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним

Ширимова Е.
Юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
«Кадровое дело», 2005

Кадровикам ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Это и приказы, и трудовые договоры, и справки, и личные дела. Непросто разобраться в этом массиве бумаг, если не вести их учет. Фиксировать движение персонала вам помогут специальные учетные журналы . Сегодня мы поговорим о том, как их разработать.

Приведем простой пример: вам нужно уволить работника. Чтобы написать приказ, понадобится отыскать трудовой договор. А где его искать? Допустим, сотрудник был принят на работу три года назад, ни даты его приема, ни, тем более, номера его договора вы не помните. Но у вас есть книга регистрации трудовых договоров, в которой все эти сведения зафиксированы. Открываем ее и по фамилии работника находим дату и регистрационный номер его договора. Дальше все просто: достаем с полки папку, в которую подшиты договоры за соответствующий год, и выбираем нужный.
Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
• организовать учет кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же. Просто существуют традиции называть один документ журналом, а другой — книгой. Скажем, «Журнал учета отпусков», «Книга учета справок». Но вы вполне можете и не следовать этому правилу.

Какие журналы вести

Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании. Скажем, у вас нет личных дел работников. Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел. А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.
Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69*. Образец оформления книги представлен здесь.
Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

Оформляем обложку журнала

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы вашего журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Скажем, у журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, так как в нем требуется отразить лишь номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала. А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов.

Как вести журнал

Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора. Учтите, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должен заверять только руководитель организации.

В журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне). Разрешается ставить подпись на последней странице журнала или на каждой его странице.

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Не делайте в журналах никаких подчисток, зачеркиваний и не пользуйтесь корректирующей жидкостью для исправления неверных записей.

Если при заполнении журнала вы случайно допустили ошибку, внесите исправление одним из следующих способов.
Если в журнале есть графа «Примечания». Вначале аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой, а ниже, в той же графе, сделайте правильную запись. В графе «Примечания» напишите: «Исправлено в графе такой-то», а ниже поставьте подпись с расшифровкой и дату.

Если в журнале нет графы «Примечания». В этом случае неверную запись зачеркивать не надо. Воспользуйтесь порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже напишите: «Запись за номером таким-то недействительна» и сделайте правильную запись.

Как хранить журналы

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения

• Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров — 75 лет
• Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников — 75 лет
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — 50 лет
• Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений — 5 лет
• Журналы (книги), учета отпусков — 3 года
• Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 3 года

Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
Ниже представлены образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

Мы обратились с вопросами к работодателям:
1. Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?
2. Как они помогают вам в работе?

Евгений КУТУЗОВ, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:
1. У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов. По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников. По учету кадровой документации — журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.
2. Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.

Людмила ГРОХОТОВА, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва :
1. Мы ведем два журнала — журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа. Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.