Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Журнал регистрации выданных доверенностей

Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.

Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

• Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
• Дата выдачи.
• Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Законодательная база

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.

Виды регистрируемых доверенностей

Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Отзыв доверенности

Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

Кем заполняется

Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Образец журнала регистрации выданных доверенностей

Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.

Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.

Нужен ли журнал для выданных доверенностей ооо

Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий.Содержание:

• Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации
• Журнал регистрации выданных доверенностей
• Журнал учета выданных доверенностей
• Журнал регистрации доверенностей
• Учет доверенностей на предприятиях
• Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации Внимание Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2018

Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

• Бумажный (рукописный журнал);
• MS Excel;
• Программные продукты.

Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов. В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде. Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Важно Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада.С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ. Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации. Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.
Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Журнал регистрации выданных доверенностей

Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей. Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
2. Дата выдачи доверенности;
3. Срок действия доверенности;
4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
5. Наименование поставщика ТМЦ;
6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности.

Журнал регистрации выданных доверенностей нужно ли вести

Учет доверенностей на предприятиях

• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование.

Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Например, если рассматривать доверенности, выдаваемые юридическим лицом, на получение товарно-материальных ценностей, то следует руководствоваться п. 3 указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а, в котором говорится, что подобные доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учета выданных доверенностей». Это условие должно быть соблюдено при массовой выдаче доверенностей на предприятии, причем выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Составные части документа Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти.

В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена.

Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.

Дата выдачи.

Срок действия выданной бумаги.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

• для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
• купли-продажи недвижимого имущества;
• голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
• на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

К чему приводят неучтенные доверенности Не забываем про отзыв доверенностей! Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия.

Нужен ли журнал для выданных доверенностей ооо

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.
Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3. Форма М-3 Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г.

Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2019

Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года. Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно. Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя. Виды регистрируемых доверенностей Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей. В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности.

Журнал регистрации доверенностей

Журнал регистрации выданных доверенностей

Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей. Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
2. Дата выдачи доверенности;
3. Срок действия доверенности;
4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
5. Наименование поставщика ТМЦ;
6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности.

Журнал учета выданных доверенностей

Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется. Способ заполнения журнала может быть следующий:

• на бумажном носителе (то есть рукописный);
• в MS Excel;
• в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ. Пример заполнения М-3 Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей Доверенность на ТМЦ Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности.

Учет доверенностей на предприятиях

Законодательная база В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации.

Результаты поиска:

N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г. С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена С 1967 по 2012 гг.
действовал журнал учета доверенностей Образец журнала регистрации выданных доверенностей содержится в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», и выглядит следующим образом: В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную. Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.

Отдельно рассмотрим получение ТМЦ предпринимателем или руководителем организации. Разберемся нужна ли доверенность им. По уставу руководитель является лицом, которое представляет компанию без доверенности, а значит в доверенности он не нуждается. В накладной он вправе поставить ставить личную подпись и печать (при применении).

Предприниматель, это лицо, ведущее предпринимательскую деятельность от собственного имени. Соответственно, в доверенности он также не нуждается. Срок, на который выдается доверенность может быть разным в пределах трех лет, например, на 15 дней, на 1 месяц, на 1 квартал.

Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.
Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет. Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных.
Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче. Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2018 году

Образец журнала регистрации выданных доверенностей Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась. Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен.
Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».Также полезно прочитать: «Акт о возвращении товарно-материальных ценностей (форма МХ-3)«.

Кто должен вести До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется. Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы.

Нужен ли журнал для выданных доверенностей ооо

Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий.Содержание:

• Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации
• Журнал регистрации выданных доверенностей
• Журнал учета выданных доверенностей
• Журнал регистрации доверенностей
• Учет доверенностей на предприятиях
• Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации Внимание Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2018

Инструменты для ведения реестра и учета выданных доверенностей Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

• Бумажный (рукописный журнал);
• MS Excel;
• Программные продукты.

Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов. В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде. Для предотвращения проблем отсутствия обратной связи с реестром доверенностей в программе есть функция напоминания о сроках истечения полномочий.

Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Важно Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада.С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ. Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации. Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.
Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Журнал регистрации выданных доверенностей

Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей. Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
2. Дата выдачи доверенности;
3. Срок действия доверенности;
4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
5. Наименование поставщика ТМЦ;
6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности.

Журнал регистрации выданных доверенностей нужно ли вести

Учет доверенностей на предприятиях

• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование.

Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Например, если рассматривать доверенности, выдаваемые юридическим лицом, на получение товарно-материальных ценностей, то следует руководствоваться п. 3 указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а, в котором говорится, что подобные доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учета выданных доверенностей». Это условие должно быть соблюдено при массовой выдаче доверенностей на предприятии, причем выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Составные части документа Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти.

В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена.

Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.

Дата выдачи.

Срок действия выданной бумаги.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

• для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
• купли-продажи недвижимого имущества;
• голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
• на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.

К чему приводят неучтенные доверенности Не забываем про отзыв доверенностей! Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия.

Нужен ли журнал для выданных доверенностей ооо

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.
Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3. Форма М-3 Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г.

Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Образец заполнения журнала доверенностей

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2019 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Журнал учета выданных доверенностей

С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ. Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации. Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.

Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Что это такое

Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Заполнение и образец

На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Обязательно ли вести

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г. Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии. Несмотря на то, что нет неукоснительных требований с точки зрения законодательства, рекомендуется ведение журнала регистрации и учета выданных документов.

Таким образом, посредством систематизации удастся избежать путаницы и возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе деятельности организации. Например, к серьезным последствиям могут привести неучтенные неиспользованные доверенности, на основании которых могут быть получены товарно-материальные ценности от лица организации.

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена. Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Журнал регистрации выданных доверенностей

Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.

Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

• Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
• Дата выдачи.
• Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Законодательная база

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.

Виды регистрируемых доверенностей

Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Отзыв доверенности

Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.

Кем заполняется

Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Образец журнала регистрации выданных доверенностей

Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.

Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.

Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.

Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.