Акт инвентаризации резервов на предстоящую оплату отпусков

Инвентаризация резерва на оплату предстоящих отпусков

«Кадровый вопрос», 2012, N 8

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РЕЗЕРВА НА ОПЛАТУ ПРЕДСТОЯЩИХ ОТПУСКОВ

В конце года по состоянию на 31 декабря необходимо сравнить сумму, начисленную в резерв за текущий год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков с учетом страховых взносов и отчислений на травматизм, т. е. провести инвентаризацию (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете правила проведения инвентаризации установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

В ходе инвентаризации организация определяет фактическую сумму произведенных в текущем году расходов на оплату отпусков и сравнивает ее с фактической суммой отчислений в резерв. Это позволяет выявить разницу. Как учитывать эту разницу, зависит от того, будет организация в следующем году создавать резерв на оплату отпусков или нет.

Возможны два варианта:

1) фактические расходы на оплату отпусков превысили начисленный за год резерв;

2) сумма резерва на конец года окажется больше суммы фактических расходов на оплату отпусков.

Минфин России в своем Письме от 20 марта 2012 г. N 03-03-06/1/131 уточняет порядок проведения инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков для целей налогового учета.

В Письме сообщается, что если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года:

— превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года (вариант 1), то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда;

— оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года (вариант 2), то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

Если налогоплательщиком принято решение не формировать резерв на следующий налоговый период, то весь фактический остаток резерва включается в доходы (расходы) на 31 декабря текущего года.

В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ инвентаризация резерва на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Если в результате инвентаризации выявится, что суммы фактически начисленного резерва превышают суммы фактических расходов на оплату отпусков за год, 31 декабря отчетного года излишне начисленная сумма резерва сторнируется (п. 3.51 Методических указаний). В учете это отражается проводкой:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 96 — сторнирована сумма излишне начисленного резерва на оплату отпусков.

Если в результате проведенной инвентаризации будет выявлено, что сумма фактических расходов на оплату отпусков превышает сумму созданного резерва, в бухгалтерском учете необходимо отразить дополнительные отчисления в резерв на оплату отпусков и включить их в издержки производства и обращения:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 96 — доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков (с страховых взносов и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве) над величиной резерва.

Если резерв в следующем году не создается, например компания является малым предприятием и решило в следующем году резерв не начислять:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 96 — сторнирована сумма излишне начисленного резерва на оплату отпусков.

Для наглядности приведем примеры.

Пример (фактический остаток неиспользованного резерва на конец года превышает сумму начисленного резерва). Допустим, транспортная компания в соответствии с учетной политикой формировала резерв на оплату предстоящих расходов на оплату отпусков для целей бухгалтерского и налогового учета в текущем периоде и собирается формировать его в следующем. Способ формирования резерва для целей бухгалтерского учета совпадает со способом формирования резерва для целей налогового учета.

Размер ежемесячных отчислений составляет долю (процент) от расходов на оплату труда с учетом «зарплатных» налогов. Предположим, при расчете резерва на оплату отпусков для целей налогообложения на начало 2012 г. использовались следующие показатели: планируемая сумма отпускных — 100 000 руб., фонд оплаты труда — 1 200 000 руб. Предполагаемая сумма отчислений в резерв в бухгалтерском учете составит 130 200 руб. (100 000 руб. + 100 000 руб. x 30% + 100 000 руб. x 0,2%), где 0,2% — величина тарифа страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Общий размер предполагаемых расходов на оплату труда с учетом «зарплатных» налогов составит 1 562 400 руб. (1 200 000 руб. + 1 200 000 руб. x 30% + 1 200 000 руб. x 0,2%). Таким образом, ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков будет равен 8,33% (130 200 руб. : 1 562 400 руб. x 100%).

Ежемесячные суммы отчислений в резерв отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет 44 Кредит 96.

Суммы резерва, использованные на оплату отпусков, отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет 96 Кредит 70 — начислены отпускные за счет резерва;

Дебет 96 Кредит 69 — начислены страховые взносы и взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

По итогам года в бухучете на 31 декабря была проведена инвентаризация резерва на оплату отпусков. По итогам инвентаризации выяснилось, что сумма созданного резерва в сумме 140 000 руб. меньше суммы фактических расходов в сумме 160 000 руб. Недостаток резерва в сумме 20 000 руб. (160 000 руб. — 140 000 руб.) в налоговом учете отражается в составе расходов на оплату труда, в бухгалтерском учете — на счете 44 «Расходы на продажу».

Исходя из положений п. 5 ст. 324.1 НК РФ отчисления в резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год осуществляются с правом переноса не использованного на конец отчетного налогового периода резерва не следующий налоговый период, если организация будет создавать такой резерв в следующем налоговом периоде.

Сумма переносимого неиспользованного резерва предстоящих расходов на оплату отпусков уточняется исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда (с учетом установленной методики расчета среднего заработка), обязательных отчислений на страховые взносы и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Следовательно, сумма резерва на оплату отпусков, которая переносится на следующий год, определяется не по предполагаемым (как при создании резерва), а по фактическим данным.

Пример (сумма резерва на конец года больше суммы фактических расходов на оплату отпусков). Торговая организация на 31 декабря отчетного года в налоговом и бухгалтерском учете сформировала резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 130 000 руб. Компания собирается формировать резервы на оплату отпусков и в следующем налоговом периоде. В соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ была проведена инвентаризация указанного резерва. Сумма фактически начисленных отпускных составила 100 000 руб. Торговая компания имеет неиспользованный остаток резерва в сумме 30 000 руб. (120 000 — 100 500). Часть суммы приходится на не использованные 2 сотрудниками дни отпуска (один сотрудник не отгулял 5 дней отпуска, другой — 10 дней). Предположим, что средняя дневная оплата труда для этих сотрудников на 31 декабря текущего года составила 600 руб., тогда на неиспользованные дни отпуска приходится 9000 руб. (600 руб. x 15 дн.). Страховые взносы и отчисления на травматизм составят 2718 руб. (9000 руб. x 30,2%). Общая сумма расходов составит 11 718 руб. (9000 + 2718). Эту сумму организация переносит в резерв на оплату отпусков на следующий налоговый период. Сумма в размере 18 282 руб. (30 000 — 11 718) будет учтена во внереализационных доходах текущего налогового периода.

В бухгалтерском учете на 31-е декабря текущего периода будут сделаны записи:

Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 96 «Резервы предстоящих расходов»

— (-18 282 руб.) — сторнирована сумма излишне начисленного резерва на оплату отпусков;

Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 96 «Резервы предстоящих расходов»

— 11 718 руб. — сумма неиспользованного резерва перенесена на следующий год.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков: образец

Каждая компания регулярно сталкивается с рядом обязательных затрат. В частности, подразумевается оплата труда персонала, отпускные и прочие затраты. С целью планирования подобных расходов управленцы должны своевременно создавать соответствующий резервный фонд. Однако, как и любая другая финансовая единица, данный резерв должен подвергаться регулярной инвентаризации с целью контроля движения средств компании.

Общая информация о резерве на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков представляет собой особый инструмент накопления финансовых средств предприятия. Данные суммы в дальнейшем должны расходоваться на возмещение персоналу фирмы средств за не использованные периоды отпусков, а также на сопутствующие выплаты во внебюджетные структуры..

В 2019 году формирование подобного резерва является обязанностью каждой компании, имеющей наемный персонал. Это позволяет сотрудникам быть обеспеченными гарантиями своевременной оплаты отпускных дней. Указанное положение фиксируется в Приказе Министерства Финансов РФ № 167-н от 13.12.2010г. (ПБУ 8/2010), а также в ФЗ № 402 от 06.12.2011г.

Формирование резерва уместно проводить с такой периодичностью:

• на крайнюю дату каждого месяца. Подобный способ является достаточно трудозатратным и требующим немало времени, в рамках которого будет исчисляться объем резерва, после чего − своевременно предоставляться документация. Тем не менее, рассматриваемый вариант также наиболее одобряемый контролирующими инстанциями и, как следствие, наиболее распространенный. Посредством такого частого составления резерва средства находятся под постоянным контролем;
• на последнюю дату последнего месяца каждого квартала. Данный вариант хорош тем, что наиболее детально демонстрирует эффективность распределения затрат в резерве на отпуска;
• ежегодно, каждого 31 декабря. Такой способ формирования резерва отпусков является наиболее простым и не трудозатратным. Однако он правомерен только для крупных предприятий, которые вправе формировать отчетность раз в год.

Цели проведения инвентаризации резерва на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков представляет собой будущие затраты компании, что обуславливает необходимость инвентаризации.

Так, исходя из «Методических указаний…», принятых Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995г., инвентаризация оценочных обязательств обязательна для всех отечественных предприятий.

Так, в ходе инвентаризации рассматриваемого фонда первоначальная оценка резерва должна корректироваться на величину уточненных финансовых обстоятельств в контексте каждого отдельного сотрудника. Например, в обстоятельствах, когда не все дни, из принятых в резерв, были израсходованы субъектом, либо, когда его доход был увеличен или снижен в отчетном периоде.

Все корректировки, осуществленные в ходе инвентаризации, должны подтверждать и обосновывать объем средств, числящихся в резерве на отчетную дату, которые в дальнейшем станут затратами предприятия.

Образец инвентаризации резерва на оплату отпусков

Все подобные проверки любых отраслей производственной и финансовой деятельности компании носят систематический характер. Процедура начинается с публикации приказа управленца о проведении данной инвентаризации, в котором фиксируется состав инвентаризационной комиссии, а также продолжительность процедуры.

Обязательная инвентаризация резервов по отпускам проводится на конец года. В случае возникновения соответствующей потребности, в компании возможно проведение дополнительного мониторинга в рамках отчетного периода. Так, инвентаризация резерва отпусков состоит из таких процессов:

• выявление размера неизрасходованных на конец года отпускных дней. Информацию для рассматриваемой величины необходимо брать в кадровом подразделении компании;
• выявление величины среднедневного дохода каждого сотрудника и сопутствующих страховых выплат;
• фиксация объема средств, который необходим для оплаты полного количества неизрасходованных дней отпуска на дату инвентаризации (конец года), а также сравнение полученной величины с остатком в резерве;
• отражение все хозяйственных операций в рамках рассматриваемой процедуры.

Например. В ходе инвентаризации было выявлено, что на конец года в компании имеется остаток по показателю рассматриваемого резерва – 100.000 руб. Также насчитано 110 неизрасходованных дней отпуска. В свою очередь среднемесячная зарплата персонала составляет 30.000 руб. Расчеты будут представлять из себя следующее:

• сумма отпускных: 30.000 / 29,3 дня * 110 = 112.628 руб.;
• страховые взносы: (22% отчисления на ОПС + 5,1% отчисления на ОМС + (2,9% + 0,2%) на ООС) * 112.628 = 34.014 руб.

Результаты проверки оформляются посредством самостоятельно разработанного акта, так как принятой формы указанного документа законодательство не имеет. При этом к акту необходимо приложить документ с расчетами вышеобозначенных величин.

Особенности отражения инвентаризации резерва на оплату отпусков в учете

В обстоятельствах, когда объем отраженных в учете неизрасходованных средств резерва, а также заново исчисленная сумма не совпадают, итоги проверки отражаются по дебету счета учета расходов (в соответствии со структурным подразделением сотрудников), а также по кредиту счета резерва будущих затрат. Например:

1. Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 и К-т 96 − доначисление резерва на отпуск по результатам инвентаризации.
2. Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 и К-т 96 – проводка сторно результата инвентаризации резерва на оплату отпусков.

Таким образом, проведение инвентаризации резерва на оплату отпусков является обязательной процедурой, требующей особой внимательности от комиссии. Правильно проведенная инвентаризация позволит осуществлять должный контроль за движением денежных средств внутри организации.

Акт инвентаризации резервов на предстоящую оплату отпусков

Право налогоплательщиков на образование отпускных резервов предусмотрено стат. 324.1 НК. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике. Согласно актуальным законодательным нормам организации не обязаны применять резервирование, а те, кто работает по «кассовому методу» воспользоваться указанной льготой не могут.

Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, проведение инвентаризации обязательств является обязательным по п. 3 ст. 324.1 НК. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы. При этом на 31 декабря образуется превышение фактически выданных персоналу отпускных над резервной величиной или же формируется остаток резерва. По результатам корректировок в произвольной форме составляется бухгалтерская справка либо акт.

Алгоритм действий для проведения инвентаризации отпускного резерва:

• Утверждение руководителем приказа о предстоящей инвентаризации обязательств с определением срока мероприятия и состава комиссии.
• Проведение инвентаризации – данные сверяются в общем по сотрудникам. При наличии структурных подразделений проверка выполняется по каждому подразделению в отдельности. На основании кадровых и бухгалтерских сведений на конец года определению подлежат – неиспользованные дни отпусков; размер среднедневного заработка; величина страховых взносов; фактическая сумма резерва для оплаты дней неиспользованных на 31 декабря отпусков; результат сравнения фактической суммы резерва и созданного резерва (положительная или отрицательная разница).
• Итоговое заключение в виде акта или бухсправки.

Последовательность действий при проверке обоснованности резерва

Как любая сличительная проверка, инвентаризационный мониторинг резерва предстоящих расходов по отпускам начинается согласно приказу руководителя, в котором утверждаются состав проверяющей комиссии и продолжительность мониторинга.

Сама проверка, обязательная в конце года, проводится по сотрудникам каждого подразделения в отдельности и состоит из:

• определения объема неиспользованных на конец года дней отпусков. Источником этих данных являются сведения из кадрового учета организации;
• определения для расчета резерва величин среднедневного заработка и соответствующих ему страховых взносов;
• определения суммы, необходимой для оплаты всех неиспользованных на конец года отпусков, и сравнения ее величины с остатком резерва в учете;
• отражения результатов на бухгалтерских счетах.

Например, инвентаризацией определено, что в конце года в организации числится остаток резерва на выплату отпусков 139 400 руб. Не использовано 115 календарных человеко-дней отпуска. Средняя зарплата за месяц составляет 27 570 руб. Рассчитанная сумма резерва составит 140 889 руб.:

• сумма отпускных 108 210 руб. (27 570 руб. / 29,3 дня * 115 календарных дней)
• страховые взносы 32 679 руб. ((22% страховые взносы на ОПС + 5,1% страховые взносы на ОМС + (2,9 % + 0,2 %) взносы на ОСС) * 108 210 руб.)

Оформляется проверка самостоятельно разработанной формой акта, т.к. утвержденной формы для проверки резервов будущих расходов нет. К акту прилагается расчет вышеперечисленных величин.

Алгоритм инвентаризации

1. По каждому сотруднику подгружается количество неиспользованных дней отпуска и его средний заработок (такой же как при расчете отпуска).
   В нашем примере по сотруднику Астрову количество неиспользованных дней отпуска составит 23,33 дня, а средний заработок — 1 029,99 руб.
2. Сумма обязательства получается путем умножения дней неиспользованного отпуска на средний заработок:
   • 23,33 (кол-во неиспользованных дней отпуска) * 1 029,99 (средний заработок) = 24 029,67 руб.
     Именно эта сумма по оценочным обязательствам и резервам отражается в колонке исчислено:
3. Подгружается накопленная сумма по обязательствам и резервам. Эти данные берутся из предыдущего документа Начисление оценочных обязательств по отпускам, т.е. из документа ноября. Если в декабре сотруднику предоставляется отпуск за счет оценочных обязательств и резервов, то накопленная сумма из предыдущего месяца уменьшается на это значение. Полученные данные попадают в колонку накоплено:
4. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой и получается положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). Эта информация попадает в колонку зачтено.
   В нашем примере результат по сотруднику следующий:
   • в БУ: 24 029,67 (исчислено) – 21 629,79 (накоплено) = 2 399,88 руб. (доначисление);
   • в НУ: 24 029,67 (исчислено) – 25 334,31 (накоплено) = — 1 304,64 руб. (списание).
5. По страховым взносам и отдельно по взносам «на травматизм» определяется ставка в целом за год:
   • по сотруднику берется облагаемая взносами база и сумма исчисленных взносов;
   • ставка рассчитывается путем деления суммы взносов на облагаемую базу.
     По сотруднику Астрову в целом за год ставка по страховым взносам получилась равной 30%, по ФСС НС – 0,2%:
6. Сумма взносов по обязательствам получается путем умножения суммы обязательства на ставку:
   • 24 029,67 (сумма оценочных обязательств) * 30 (ставка по страховым взносам) / 100 = 7 208,90 руб.
   • 24 029,67 (сумма оценочных обязательств) * 0,2 (ставка по ФСС НС) / 100 = 48,06 руб.
     Эти данные отражаются в колонках исчислено по страховым взносам и ФСС НС:
7. Подгружается накопленная сумма по страховым взносам и взносам «на травматизм». Также как и сумма оценочных обязательств, данная сумма берется из предыдущего ноябрьского документа Начисление оценочных обязательство по отпускам. Далее полученные цифры уменьшаются на сумму страховых взносов / ФСС НС по отпускным декабря, предоставленным за счет оценочных обязательств и резервов:
8. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой по взносам и получается положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). Данная информация отражается в колонке зачтено.

В нашем случае результат по сотруднику следующий:

• по страховым взносам:
  • в БУ: 7 208,90 (исчислено) – 6 488,94 (накоплено) = 719,96 руб. (доначисление)
  • в НУ: 7 208,90 (исчислено) – 7 600,29 (накоплено) = — 391,39 руб. (списание)
• по ФСС НС:
  • в БУ: 48,06 (исчислено) – 43,26 (накоплено) = 4,80 руб. (доначисление)
  • в НУ: 48,06 (исчислено) – 50,67 (накоплено) = — 2,61 руб. (списание)

Получившиеся результаты (списания/доначисления из колонки зачтено) по оценочным обязательствам и резервам, страховым взносам и ФСС НС далее отражаются по каждому сотруднику на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам в разрезе подразделений и способов отражения:

Итоговые значения, по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца:

Заполненный акт инвентаризации резерва на предстоящую оплату отпусков работников

ТК РФ компенсации взамен части отпуска, превышающей 28 дней.

Отражение результатов инвентаризации резерва

В связи с тем, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков, на конец года может получиться следующее:

– сумма, фактически перечисленная работникам в счет оплаты ежегодного отпуска, превышает сумму резерва;

– сумма резерва, отнесенная на расходы, больше фактических затрат организации.

Поэтому вполне естественно, что налогоплательщику вменяется обязанность провести инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (абз. 1п. 3 ст.

В учете это отражается проводкой: Дебет 20, 26, 44 Кредит 96 — сторнирована сумма излишне начисленного резерва на оплату отпусков.

Акт инвентаризации резервов на предстоящую оплату отпусков

Для наглядности приведем примеры. Пример (фактический остаток неиспользованного резерва на конец года превышает сумму начисленного резерва).

Инвентаризация резерва на оплату отпусков (образец)

Размер ежемесячных отчислений составляет долю (процент) от расходов на оплату труда с учетом «зарплатных» налогов. Предположим, при расчете резерва на оплату отпусков для целей налогообложения на начало 2012 г.

использовались следующие показатели: планируемая сумма отпускных — 100 000 руб., фонд оплаты труда — 1 200 000 руб.

Заполненный акт инвентаризации резерва на предстоящую оплату отпусков работников

В конце года бухгалтер организации доначислил резерв до фактических расходов на оплату отпусков. В бухучете он сделал проводки:

Дебет 44 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» – 19 416 руб. – доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) над величиной резерва.

При расчете налога на прибыль бухгалтер учел в расходах 19 416 руб.

Если окажется, что сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков, порядок учета разницы зависит от того, будет организация в следующем году создавать резерв на оплату отпусков или нет.

Организация может не вносить изменений в учетную политику и продолжить создавать резерв на оплату отпусков (по той же методике).

Списание производится до тех пор, пока сумма начисленного с начала года резерва не достигнет предельной величины отчислений в резерв — с этого момента отчисления в резерв не производятся.

Обратите внимание! Компенсации за неиспользованный отпуск и начисленные на них страховые взносы не могут быть списаны за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков (см. Письмо Минфина от 3 мая 2012 г. N 03-03-06/4/29). Указанные суммы учитываются в составе расходов на оплату труда в общем порядке (п. 8 ст. 255

НК). Итак, в течение года организация равномерно списывает расходы на оплату отпусков.

БУХ.1С» в таблицах 2 и 3 на стр.

Резерв на оплату отпусков: итоги инвентаризации

В статье речь пойдет о резерве предстоящих расходов на оплату отпусков, порядок формирования и использования которого установлен ст. 324.1 НК РФ.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с таких расходов.

При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Руководствуясь этой нормой, а также положениями п.

Инвентаризация отпускного резерва на конец года

Предположим, менеджеру Платонову П.П.

Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).

3. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

• процент ежемесячных отчислений в резервы (рассчитывается по формуле).

Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитывается по формуле (п.1 ст.324.1 НК РФ):

Предполагаемый размер выплаты на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний Х 100%

ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Теперь перейдем к вопросу определения предполагаемой годовой суммы зарплаты и выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам.

В свою очередь, страховые взносы во внебюджетные фонды, начисленные на отпускные, учитываются в расходах на дату их начисления (пп. 1 п.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков (образец)

7 ст. 272 НК). Иными словами, даже если имеет место «переходящий» отпуск, то соответствующую сумму взносов «делить» на периоды, к которым они относятся, не надо — их списываем на дату начисления (см.

Пример 1. Предположим, менеджеру Платонову П.П.

Ну и, наконец, размер ежемесячных отчислений рассчитывается как произведение суммы фактических расходов на оплату труда за месяц с учетом взносов на рассчитанный ранее процент отчислений.

Обратите внимание! При определении предполагаемого размера расходов на оплату отпусков необходимо учитывать в том числе не использованные сотрудниками дни отпуска за прошлые периоды, а также дополнительные отпуска.

Пример 2. ООО «Ромашка» приняло решение создать в 2017 г. резерв на оплату отпусков. Предполагаемая сумма отпускных без учета страховых взносов — 100 000 руб.

В учетной политике на 2013 год отражено, что предельная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов на отплату отпусков равна 345 840 руб.

Предполагаемый годовой фонд оплаты труда с учетом страховых взносов – 3 930 000 руб. (3 000 000 руб. + 3 000 000 руб. × 31%).

Ежемесячный процент отчислений на 2013 год равен 8,8% (345 840 руб. /

3 930 000 руб. × 100%).

На основании этих расчетов налогоплательщиком составлена смета.

Размер ежемесячных отчислений в резерв в 2013 году отражен в таблице.

Месяц Фактические расходы на оплату труда, руб. Страховые взносы, руб.

Сумма отчислений в резерв, руб.

Сумма резерва на конец месяца, руб.
Посчитайте сумму для оплаты неиспользованных дней отпуска по каждому работнику.

На практике некоторые компании определяют количество дней неиспользованного отпуска не за текущий год, а за все предыдущие периоды. Минфин России против такого подхода (письмо от 28.10.13 № 03-03-06/1/45507).

Но в суде компаниям удается доказать, что учитываются все дни неиспользованных отпусков (постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16.11.16 № А38-7646/2015 и ФАС Поволжского округа от 07.12.12 № А65-6806/2011). Если компания не готова к спорам, считайте неиспользованные отпуска только текущего года (см.
врезку ниже).

Как уточнить резерв отпусков

Компания создает резерв на отпуска в налоговом учете. На конец 2016 года остаток недоиспользованного резерва составил 60 000 руб. Сотрудник не использовал за 2015 и 2016 годы 40 дней отпуска.

Это позволило бы сблизить два учета, и как следствие, отпала бы необходимость применения ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций».

Поэтому вполне естественно, что налогоплательщиков волнует вопрос, могут ли они вести бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков по правилам НК РФ (ст. 324.1 НК РФ), прописав данное решение в своей учетной политике. К сожалению, чиновники Минфина, отвечая на него в Письме от 03.05.2012 № 03-03-06/1/222, ограничились лишь ссылками на вышеперечисленные нормы: порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете и отчетности организаций установлен ПБУ 8/2010, в налоговом учете создание резервов на оплату отпусков регулируется ст. 324.1 НК РФ.

Полагаем, что при соблюдении положений п.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков: что нужно знать при подготовке годовой отчетности

Автор: Юлия Коковкина, эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии

Каждый год перед составлением годовой отчетности бухгалтеру нужно проводить инвентаризацию. Часть этого процесса — инвентаризация резерва на оплату отпусков. Эксперт-методолог Интеркомп Юлия Коковкина напоминает про особенности этого вида и рассказывает, что должно быть отражено в учете и какую ответственность несет бизнес за недостоверные данные в бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — это обязательное плановое мероприятие, конкретные сроки ее проведения устанавливаются руководителем организации. Это происходит путем сплошной проверки. В процессе инвентаризации применяют натуральную (вещественную) проверку и документальную.

Натуральная проверка используется при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Этот вид проверки связан с осмотром объекта и определением количества с помощью подсчета, взвешивания, обмера.

Как правило, натуральная инвентаризация проводится каждый год с 1 по 31 декабря, за исключением организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В них инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Для инвентаризации оценочных резервов, финансовых обязательств и расходов будущих периодов используется документальная проверка, где наличие объекта учета подтверждается документами, в частности, актами инвентаризации по состоянию на конец отчетного года.

Оценочные обязательства

Ежегодной инвентаризации подлежат все активы компании, независимо от их местонахождения, и все виды обязательств, в том числе оценочные. По российским правилам бухгалтерского учета, оценочным признается такое обязательство, которое организация в силу закона обязана будет выплатить при наступлении конкретного события. Одной из разновидностей оценочных обязательств является резерв на оплату отпусков.

Создание и инвентаризация резерва отпусков обязательны для всех организаций, независимо от применяемого налогового режима и организационно-правовой формы. Исключение — компании, которые могут вести упрощенный бухгалтерский учет (п. 3 ПБУ 8/2010).

Существуют разные методы оценки данного обязательства, они не закреплены в законодательных актах РФ. Организации необходимо выбрать оптимальный для себя метод и утвердить его в своей учетной политике.

Мы в Интеркомп помогаем клиентам определить подходящий метод резервирования и проводим инвентаризацию резерва на оплату отпусков в рамках оказания регулярных услуг по расчету заработной платы.

Как провести инвентаризацию резерва на оплату отпусков

Инвентаризация резерва на оплату отпусков заключается в сравнении суммы, необходимой для покрытия (исполнения) обязательства по оплате отпусков по состоянию на 31 декабря отчетного года, и остатка резерва, сложившегося в бухгалтерском учете по состоянию на эту дату. (п. п. 15, 23 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», разд. V Методических рекомендаций МР-1-КпТ «Оценочные обязательства по расчетам с работниками»).

Акт инвентаризации резерва на оплату отпусков должен быть составлен по форме, утвержденной в учетной политике организации, и иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для первичного документа. Эти акты могут запросить контролирующие органы и аудиторы в рамках проверок.

На основании полученных данных организация может провести корректировки в сторону увеличения или уменьшения суммы признанного оценочного обязательства, или же оставить их без изменения (п. 23 ПБУ 8/2010).

В случае прекращения выполнения условий признания оценочного обязательства, резерв может быть списан даже полностью.Такая ситуация возможна, когда компания со следующего года прекращает свою деятельность или будет относиться к субъектам малого предпринимательства.

Налоговый учет

Что касается налогового учета, создание резерва на оплату отпусков является правом организации, а не ее обязанностью. Порядок его формирования регламентирован Налоговым Кодексом РФ.

Если организация создала резерв и в налоговом учете, то на конец отчетного года также необходимо провести инвентаризацию данного резерва для приведения суммы резерва к точной сумме расходов на оплату отпусков. Обязанность закреплена в статье 324.1 Налогового Кодекса РФ.

Важно

Результатом инвентаризации оценочного обязательства должна быть сумма будущих расходов, отраженная в бухгалтерском и / или налоговом учете. Сумма должна быть рассчитана таким образом, чтобы сформированный резерв покрыл обязательство полностью по состоянию на 31 декабря.

Например, резерв на оплату отпусков на 31 декабря должен составлять сумму отпусков всех сотрудников организации, как будто они одновременно все идут в отпуск на все имеющиеся у них неиспользованные дни отпуска с 1 января.

Обратите внимание: величина резерва на оплату отпусков должна включать также страховые взносы, относящиеся к сумме отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск).

Ответственность

Бухгалтерскую отчетность необходимо предоставить в налоговую и органы статистики в срок не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного периода. В этом году 31 марта приходится на выходной день, поэтому последний день срока сдачи отчетности переносится на понедельник, 1 апреля.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении организации на отчетную дату (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Годовая инвентаризация, как и любая другая, необходима для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в целом.

Законодательством не предусмотрены штрафы за непроведение инвентаризации, однако если ее не проводить, налоговые органы или аудиторы могут признать отчетность недостоверной. В таком случае компании и ее должностным лицам могут грозить штрафные санкции по Налоговому кодексу РФ и Кодексу об административных правонарушениях.

Как правило, нарушения выявляются при проведении налоговых проверок или при сдаче отчетности. Налоговая служба может оштрафовать организацию, если обнаружит любое несвоевременное или неправильное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в течение одного календарного года два и более раз. Это признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ)

Минимальный штраф за такое нарушение — от 10 000 до 30 000 рублей. Максимальный — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Он грозит организации, если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы по любому налогу. Кроме того, занижение базы по налогу повлечет доначисление налога, а также начисление пени.

Должностное лицо организации (руководителя или главного бухгалтера) могут оштрафовать за искажение на 10 и более процентов любого показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном выражении (ст. ст. 2.4, 15.11 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Штраф в данном случае составит от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении санкции составляют от 10 000 до 20 000 рублей, или же организации грозит дисквалификация на срок от года до двух лет.

Должностные лица могут избежать ответственности, если искажения будут устранены в установленном порядке до утверждения отчетности (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности). Такую возможность дает примечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ.

При проведении аудита

Если при проведении аудита обнаружится искажение данных бухгалтерской отчетности, аудиторская компания может признать такую отчетность недостоверной и не выдать безоговорочно положительное заключение.

Несмотря на то, что аудиторское заключение не входит в состав бухгалтерской отчетности, законодательство обязывает определенные организации проводить аудит, предоставлять аудиторские заключения в орган государственной статистики, а также публиковать его вместе с бухгалтерской отчетностью. Именно поэтому подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности положительным аудиторским заключением очень важно для организации.

За непроведение обязательного аудита отдельного штрафы не установлены, но в Кодексе об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за непредставление в срок аудиторского заключения в органы статистики (ст. 19.7 КоАП РФ).

Штраф для организаций в данном случае составляет от 3 000 до 5 000 рублей, а для должностного лица — от 300 до 500 рублей.
Также должностное лицо организации, у которой нет аудиторских заключений за прошлые годы, могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей (примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).