Можно ли выдать подотчет директору 150 тыс рублей на карту

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2019-2020».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте здесь.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет?

Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную «зарплатную» карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на «зарплатные» (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных «подотчетных» средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо — в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» клиент — физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;

иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их «зарплатные» карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские («зарплатные») карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее — Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой — когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.

На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.

Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).

В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
— учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94
— удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;

— Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

29 сентября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

• с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
• Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

• дата;
• фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который перечисляется аванс;
• подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Как выдать средства под отчет директору

Порядок выдачи средств под отчет сотрудникам, документальное оформление выдачи, условия и сроки возврата подотчетных сумм утверждены в положениях Указания ЦБ РФ №3210-У. В статье разберем, как выдать средства под отчет директору, каков порядок и срок предоставления руководителем отчета об израсходованных подотчетных средствах.

Выдача средств под отчет: общие правила

Как выдать средства под отчет директору

В соответствие с Указанием Центробанка, организация вправе осуществлять выдачу подотчетных сумм сотрудникам организации при условии, что средства будут израсходованы в производственной, коммерческой иди хозяйственной деятельности компании. Как правило, сотрудники получают подотчетные суммы в качестве аванса на командировочные расходы, а также в связи с необходимостью хозяйственных расходов (покупка материалов, оплата товаров/услуг, т.п.).

При выдаче средств под отчет организация соблюдает следующий алгоритм действий:

1. Сотрудник оформляет заявление на выдачу средств под отчет, в котором указывает основание для выдачи (командировка, хознужды), необходимую сумму средств, форму получения подотчетной суммы (наличные через кассу предприятия или перечисление средств в безналичной форме на банковский счет).
2. Оформленное заявление сотрудник передает на подпись руководителю для согласования выдачи средств.
3. Заявление, подписанное руководителем, является основанием для издания приказа о выдаче подотчетной суммы. Приказ оформляется в свободной форме и подписывается руководителем организации.
4. На основании приказа сотрудник получает наличные средства в кассе предприятия (выдача денег сопровождается оформлением расходного кассового ордера) либо в безналичной форме на расчетный счет.
   Выдача средств под отчет отражается в учете следующими записями.

Дт

В кассе предприятия сотруднику выданы наличные средства под отчет

На расчетный счет сотрудника перечислены подотчетные средства на основании заявления

Кт	Описание

1. По окончании командировки либо после совершения хозяйственной операции (например, покупки материалов для хознужд) сотрудник обязан явиться в бухгалтерию с авансовым отчетом и документами, подтверждающими сумму понесенных расходов. Срок предоставления отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (совершения хозоперации).

В случае если сумма выданного аванса превысила размер фактически понесенных расходов, остаток неиспользованных средств сотрудник обязан вернуть в кассу предприятия на основании приходного кассового ордера.

Как выдать средства под отчет директору

Выдача подотчетной суммы директору производится в общем порядке, но с учетом некоторых особенностей. Ниже представлена пошаговая инструкция по выдаче средств под отчет руководителю организации.

Шаг-1. Определение основания для выдачи

На первом этапе необходимо определить основание для выдачи подотчетной суммы руководителю. Если речь идет об авансе на командировку, то необходимо издание соответствующего приказа.

Руководитель направляет себя в командировку самостоятельно, приказ оформляется в свободной форме, в виде распоряжения. Если для оформления приказов на командировки организация использует унифицированный бланк Т-9, то его также следует использовать и при направлении в командировку руководителя.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9 можно скачать здесь ⇒ Приказ на командировку по форме Т-9.

В приказе отражается следующая информация:

• наименование документа;
• дата составления, регистрационный номер документа;
• ФИО, должность руководителя в графе «Сотрудник, который направляется в командировку»;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с____ года по ____года, ___ дней);
• цель командировки (проверка деятельности подразделений, контроль выполнения новых предписаний, т.п.).

В приказе на командировку директор ставит свою подпись дважды – как сотрудник, который направляется в командировку, и как руководитель, который эту командировку согласовывает.

Если планируется выдача подотчетной суммы руководителю на хознужды, то оформление какого-либо приказа не требуется. Основанием для выдачи в данном случае хозяйственная необходимость (например, в закупке материалов для канцелярии, т.п).

Шаг-2. Составление распорядительного документа на выдачу подотчетных средств

Согласно изменениям, внесенным в положения действующего законодательства, заявление от сотрудника не является документом, обязательным для оформления выдачи подотчетных сумм. Согласно указаниям Центробанка, средства могут быть выданы на основании «распорядительного документа», при этом, какой именно документ в данном случае можно считать распорядительным ЦБ РФ не уточнил.

Отметим, что в настоящее время многие организации сохранили прежний порядок выдачи подотчетных сумм (сотрудник оформляет заявление, руководитель его подписывает, после чего издается приказ на выдачу средств). Согласно уже сложившейся практике, распорядительным документом считается приказ руководителя о выдаче средств под отчет работнику.

Что касается выдачи подотчетной суммы директору, тот тут также можно оформить приказ либо распоряжение, в котором руководитель сообщает о необходимости выдачи себе подотчетной суммы и сам же согласовывает такую выдачу.

Форма подобного распоряжения законом не предусмотрена, поэтом документ можно оформить в свободной форме, с указанием в нем следующей информации:

• наименование документа (приказ, распоряжение);
• дата составления;
• сумма средств, выдаваемых под отчет;
• основание для выдачи (командировка, хознужды);
• форма выдачи (наличные средства/безналичный расчет);
• реквизиты для зачисления средств (при перечислении на банковскую карту);
• ФИО, должность получателя средств, который в то же время выступает распорядителем.

После составления распоряжения директор подписывает документ, после чего на его основании производится выдача средств в наличной/безналичной форме.

Примерный бланк распоряжения на выдачу подотчетной суммы директору можно скачать здесь ⇒ Распоряжение директора на выдачу средств под отчет.

Шаг-3. Предоставление авансового отчета

После окончания командировки или совершения хозяйственной операции руководитель обязан отчитаться об истраченных средствах в общем порядке.

Не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или днем совершения хозяйственной операции (например, день покупки канцтоваров), руководитель обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, составленный и заполненный в установленном порядке, и документы, подтверждающие понесенные расходы:

• при получении аванса на командировку – проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п.;
• при получение подотчетных средств на хознужды – товарные чеки, квитанции, накладные, акты выполненных работ, прочие документы, подтверждающие расходы на хозяйственные нужды.

Документы о расходах должны быть предоставлены в оригинале. Что касается авансового отчета, то директор подписывает его как подотчетное лицо, подтверждая понесенные расходы, и как руководитель, согласовывая такие расходы.

В случае если руководитель не предоставит авансовый отчет в установленный срок, то подотчетные средства признаются доходом директора, в связи с чем подлежат налогообложению НДФЛ. В случае непредоставления директором отчета до конца месяца, в котором состоялась командировка или было совершена хозоперация, предприятие обязано удержать НДФЛ из дохода руководителя в размере 13% от подотчетной суммы.

Шаг-4. Возврат неиспользованной подотчетной суммы

В случае если израсходованная сумма оказалась меньше выданной под отчет, полученную разницу директору надлежит вернуть в кассу предприятия. Срок возврата неиспользованных средств – Не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или днем совершения хозяйственной операции. При невозврате в установленный срок остаток подотчетной суммы признается налогооблагаемым доходом директора, из суммы которого следует удержать НДФЛ в размере 13%.

Как выдать средства под отчет директору

Порядок выдачи средств под отчет сотрудникам, документальное оформление выдачи, условия и сроки возврата подотчетных сумм утверждены в положениях Указания ЦБ РФ №3210-У. В статье разберем, как выдать средства под отчет директору, каков порядок и срок предоставления руководителем отчета об израсходованных подотчетных средствах.

Выдача средств под отчет: общие правила

Как выдать средства под отчет директору

В соответствие с Указанием Центробанка, организация вправе осуществлять выдачу подотчетных сумм сотрудникам организации при условии, что средства будут израсходованы в производственной, коммерческой иди хозяйственной деятельности компании. Как правило, сотрудники получают подотчетные суммы в качестве аванса на командировочные расходы, а также в связи с необходимостью хозяйственных расходов (покупка материалов, оплата товаров/услуг, т.п.).

При выдаче средств под отчет организация соблюдает следующий алгоритм действий:

1. Сотрудник оформляет заявление на выдачу средств под отчет, в котором указывает основание для выдачи (командировка, хознужды), необходимую сумму средств, форму получения подотчетной суммы (наличные через кассу предприятия или перечисление средств в безналичной форме на банковский счет).
2. Оформленное заявление сотрудник передает на подпись руководителю для согласования выдачи средств.
3. Заявление, подписанное руководителем, является основанием для издания приказа о выдаче подотчетной суммы. Приказ оформляется в свободной форме и подписывается руководителем организации.
4. На основании приказа сотрудник получает наличные средства в кассе предприятия (выдача денег сопровождается оформлением расходного кассового ордера) либо в безналичной форме на расчетный счет.
   Выдача средств под отчет отражается в учете следующими записями.

Дт

В кассе предприятия сотруднику выданы наличные средства под отчет

На расчетный счет сотрудника перечислены подотчетные средства на основании заявления

Кт	Описание

1. По окончании командировки либо после совершения хозяйственной операции (например, покупки материалов для хознужд) сотрудник обязан явиться в бухгалтерию с авансовым отчетом и документами, подтверждающими сумму понесенных расходов. Срок предоставления отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (совершения хозоперации).

В случае если сумма выданного аванса превысила размер фактически понесенных расходов, остаток неиспользованных средств сотрудник обязан вернуть в кассу предприятия на основании приходного кассового ордера.

Как выдать средства под отчет директору

Выдача подотчетной суммы директору производится в общем порядке, но с учетом некоторых особенностей. Ниже представлена пошаговая инструкция по выдаче средств под отчет руководителю организации.

Шаг-1. Определение основания для выдачи

На первом этапе необходимо определить основание для выдачи подотчетной суммы руководителю. Если речь идет об авансе на командировку, то необходимо издание соответствующего приказа.

Руководитель направляет себя в командировку самостоятельно, приказ оформляется в свободной форме, в виде распоряжения. Если для оформления приказов на командировки организация использует унифицированный бланк Т-9, то его также следует использовать и при направлении в командировку руководителя.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9 можно скачать здесь ⇒ Приказ на командировку по форме Т-9.

В приказе отражается следующая информация:

• наименование документа;
• дата составления, регистрационный номер документа;
• ФИО, должность руководителя в графе «Сотрудник, который направляется в командировку»;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с____ года по ____года, ___ дней);
• цель командировки (проверка деятельности подразделений, контроль выполнения новых предписаний, т.п.).

В приказе на командировку директор ставит свою подпись дважды – как сотрудник, который направляется в командировку, и как руководитель, который эту командировку согласовывает.

Если планируется выдача подотчетной суммы руководителю на хознужды, то оформление какого-либо приказа не требуется. Основанием для выдачи в данном случае хозяйственная необходимость (например, в закупке материалов для канцелярии, т.п).

Шаг-2. Составление распорядительного документа на выдачу подотчетных средств

Согласно изменениям, внесенным в положения действующего законодательства, заявление от сотрудника не является документом, обязательным для оформления выдачи подотчетных сумм. Согласно указаниям Центробанка, средства могут быть выданы на основании «распорядительного документа», при этом, какой именно документ в данном случае можно считать распорядительным ЦБ РФ не уточнил.

Отметим, что в настоящее время многие организации сохранили прежний порядок выдачи подотчетных сумм (сотрудник оформляет заявление, руководитель его подписывает, после чего издается приказ на выдачу средств). Согласно уже сложившейся практике, распорядительным документом считается приказ руководителя о выдаче средств под отчет работнику.

Что касается выдачи подотчетной суммы директору, тот тут также можно оформить приказ либо распоряжение, в котором руководитель сообщает о необходимости выдачи себе подотчетной суммы и сам же согласовывает такую выдачу.

Форма подобного распоряжения законом не предусмотрена, поэтом документ можно оформить в свободной форме, с указанием в нем следующей информации:

• наименование документа (приказ, распоряжение);
• дата составления;
• сумма средств, выдаваемых под отчет;
• основание для выдачи (командировка, хознужды);
• форма выдачи (наличные средства/безналичный расчет);
• реквизиты для зачисления средств (при перечислении на банковскую карту);
• ФИО, должность получателя средств, который в то же время выступает распорядителем.

После составления распоряжения директор подписывает документ, после чего на его основании производится выдача средств в наличной/безналичной форме.

Примерный бланк распоряжения на выдачу подотчетной суммы директору можно скачать здесь ⇒ Распоряжение директора на выдачу средств под отчет.

Шаг-3. Предоставление авансового отчета

После окончания командировки или совершения хозяйственной операции руководитель обязан отчитаться об истраченных средствах в общем порядке.

Не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или днем совершения хозяйственной операции (например, день покупки канцтоваров), руководитель обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, составленный и заполненный в установленном порядке, и документы, подтверждающие понесенные расходы:

• при получении аванса на командировку – проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п.;
• при получение подотчетных средств на хознужды – товарные чеки, квитанции, накладные, акты выполненных работ, прочие документы, подтверждающие расходы на хозяйственные нужды.

Документы о расходах должны быть предоставлены в оригинале. Что касается авансового отчета, то директор подписывает его как подотчетное лицо, подтверждая понесенные расходы, и как руководитель, согласовывая такие расходы.

В случае если руководитель не предоставит авансовый отчет в установленный срок, то подотчетные средства признаются доходом директора, в связи с чем подлежат налогообложению НДФЛ. В случае непредоставления директором отчета до конца месяца, в котором состоялась командировка или было совершена хозоперация, предприятие обязано удержать НДФЛ из дохода руководителя в размере 13% от подотчетной суммы.

Шаг-4. Возврат неиспользованной подотчетной суммы

В случае если израсходованная сумма оказалась меньше выданной под отчет, полученную разницу директору надлежит вернуть в кассу предприятия. Срок возврата неиспользованных средств – Не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или днем совершения хозяйственной операции. При невозврате в установленный срок остаток подотчетной суммы признается налогооблагаемым доходом директора, из суммы которого следует удержать НДФЛ в размере 13%.