Компенсация за использование мобильной связи работнику

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

• Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
• Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

• Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
• Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
• Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
• Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

• Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
• Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

• Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
• Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
• ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Компенсация мобильной связи в 2020 году

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ – с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее. Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному – где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

• трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
• приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
• договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
• детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
• заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
• отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

• составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
• утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ	О возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФ	Работодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФ	О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Типичные ошибки

Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.

Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору.

Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги.

Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

? Видео-советы.Как учесть компенсацию расходов на сотовую связь?

В видео раскрывается информация о том, как организация может компенсировать подтверждённые расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита⇓

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

• за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
• амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Предприятие имеет право

Работник имеет право

установить размер, порядок и сроки выплат компенсации за пользование мобильного получить компенсацию за пользование личным телефоном в корпоративных целях прописать условия возмещения расходов за сотовую связь на прибавку к зарплате в счет расходов на сотовую связь утвердить перечень документов, регламентирующих необходимость возникновения расходов на сотовую связь с экономической точки зрения

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа

Что должно быть прописано

Приказ руководителя организации Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация Должная инструкция работника Обоснование необходимости пользования сотовой связью Трудовой договор и доп. соглашение к нему Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника.

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

• заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
• заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

• Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
• некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

• НДФЛ;
• взносами на обязательное медицинское страхование;
• взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73

Учтены расходы на сотовую связь Дебет 73 – Кредит 50 (51)

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Учитываем и возмещаем расходы на сотовую связь

Сотовая связь – явление, мягко говоря, не новое, и, казалось бы, «правила игры» тут вполне себе «устоялись». Тем удивительнее, что в последнее время в некоторых регионах налоговики стали предъявлять компаниям претензии, связанные с учетом этого вида расходов. Хотелось бы думать, что этого всего лишь «перегибы на местах», а не новое веяние. Но в любом случае стоит подстраховаться.

В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 данные расходы как связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров представляют собой расходы по обычным видам деятельности.

Отражение расходов на услуги сотовой связи производится на счетах учета затрат. Выбор конкретного счета учета затрат будет зависеть от специфики деятельности организации и принятой на предприятии методологии учета.

Налоговый учет расходов на сотовую связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичное мнение содержится в целом ряде писем контролеров (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/807, от 11.03.2012 № 03-11-11/74 и др.).

Казалось бы, все просто и все понятно, но именно теперь и начинаются самые основные нюансы, которые определяют правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.

К примеру, в постановлениях ФАС Московского округа от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09 конкретизируется, что налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.

Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. При этом должна присутствовать связь между обеспечением работника сотовой связью и необходимостью такого шага, обусловленной соответствующим функционалом и отраженной в должностных инструкциях.

Сразу поясним, что данное требование, как обоснованно указал ФАС Московского округа в постановлении от 11.05.2011 № КА-А40/3913-11 по делу № А40-6554/10-90-93, формально не основано на законе, который не требует наличия подобных норм в трудовых договорах или должностных инструкциях. Однако, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание контролеров все же не стоит.

Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи. По детализизации разговоров по номерам, принадлежащим контрагентам, можно обосновать производственный характер бесед.

Об этом говорят письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 16.01.2015 № 03-11-11/807.

В письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.

Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 09.11.2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 заключил, что детализация не так уж и важна, так как в данном документе нет и не может быть информации о содержании переговоров. Иметь детализацию разговоров действительно очень желательно, но вовсе не обязательно.

Также не лишает предприятие права на использование сотовой связи наличие убытка (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).

О том, что не нужно отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров, сказано еще в таком «древнем» документе, как письмо МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174. Документы, подтверждающие экономический результат телефонных переговоров, тоже не нужны (постановление ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15).

А оператор сотовой связи необязательно должен дислоцироваться в вашем регионе (постановлении ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07). Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).

Нередко экономически выгоднее использовать безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи. В этом случае налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность. Так что лучше все же не расслабляться и выполнять минимальные требования, описанные в данной статье, которые помогут избежать трудозатратного процесса разбирательства конфликта.

Лимит расходов на использование сотовой связи

В целях финансовой дисциплины и экономии средств некоторые предприятия устанавливают лимит, который могут «проговорить» работники и который компенсируются предприятием.

Сразу скажем, что установление лимитов, как иногда требуют проверяющие, – это право налогоплательщика, а не обязанность.

Таким образом, ежемесячно оператору сотовой связи на лицевой счет организации будет зачисляться необходимая сумма аванса с соответствующим распределением средств в разрезе конкретных телефонных номеров в пределах установленных в организации лимитов.

По достижении установленных лимитов происходит приостановление представления услуг связи. Неиспользованные средства (непроговоренные) «сгорают» в аналитике к данному телефону. Сам аванс предприятия не пропадает. Неиспользованные средства предприятия переносятся на следующий месяц.

Установление определенных лимитов сотрудникам на расходы на сотовую связь имеет свои положительные и отрицательные моменты.

Важным положительным моментом является дисциплинирование работников, мотивация на меры экономии, разумную умеренность в разговорах. И пока работник укладывается в установленные лимиты, мы видим только положительные факторы. Однако выход подобных расходов за пределы лимитов сразу приводит к возникновению у предприятия определенных учетных и налоговых затруднений.

Дело в том, что не всегда при превышении лимита связь блокируется. Нередко суммы превышения оцениваются уже по итогам прошедшего времени как разность между фактически выставленными суммами расходов по конкретному телефону и величиной утвержденного лимита. В результате может возникнуть ситуация, когда по конкретным работникам могут возникать суммы перерасходования на сотовую связь.

По определению ведь именно для этих целей и вводятся лимиты, они считаются непроизводственными и подлежащими компенсации данным работником.

Если работник компенсирует сверхлимитные расходы, то НДФЛ и страховых взносов не возникает, так как нет личного дохода. А вот если взыскать эти суммы не удалось или предприятие решило таким образом поощрить работника, то, получается, необходимо удержать еще НДФЛ с работника (сообщить в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, в налоговый орган о невозможности удержания) и начислить страховые взносы (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Далее сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из заработной платы работников, а также внесенная работниками в кассу организации, учитывается в составе доходов предприятия (письма Минфина России от 26.11.2015 № 03-11-06/2/68878, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).

Начислять НДС на эти суммы будет не нужно, однако придется восстановить налог, который был отнесен на вычет при расчетах с бюджетом. НДС к вычету не принимается и списывается за счет собственных средств организации.

Но во всех ли случаях необходим такой порядок действий в отношении налога на прибыль и НДС? Нет, необязательно. Если работник вышел за пределы лимита, то это все же вовсе не безусловный фактор того, что расходы – непроизводственные.

Вполне возможно, что есть объективная причина перерасхода средств на телефонные переговоры в текущем месяце. В этом случае на основании объяснительной работника (служебной записки) лимит может быть увеличен (разово или на постоянной основе). В таком случае эти суммы будут производственными и терять расходы и НДС будет не нужно.

Приемы «на удержание»

Если с налогом на прибыль и НДС достаточно понятно, то с удержанием этих сумм с работника ситуация довольно непростая. Основания для удержания сумм из зарплаты перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. И начнем с того, что трудовое законодательство не предусматривает удержания из заработной платы по такому основанию, как компенсация расходов на сотовую связь.

Некоторые эксперты предлагают классифицировать сверхлимитные расходы предприятия на связь в качестве прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ). Вот только с этим может возникнуть проблема. Ведь нельзя просто заявить, что предприятие понесло ущерб, его нужно доказать и провести ряд процедурных мероприятий (оценка ущерба, письменная фиксация ущерба, наличие объяснительной работника и решения руководителя). Но даже в этом случае велика вероятность, что работник откажется добровольно возместить эти суммы и придется идти в суд, который предприятие, скорее всего, проиграет.

Поясним наше мнение подробнее. Повторимся, что ущерб необходимо доказать. И в этом случае наличие на предприятии приказа о неких лимитах не будет играть совершенно никакой роли. Администрация должна будет доказать не превышение лимита, а то, что конкретные телефонные переговоры были осуществлены не по производственной необходимости. И хорошо, если подобные номера и суммы выделяются и их легко установить.

Но чаще всего детализация содержит большое число телефонных номеров, с которыми были соединения. И с ходу определить, производственные это или непроизводственные контакты, очень нелегко. А в объяснительной работника будет указано, например, что он производил обзвон потенциальных клиентов согласно данным различных интернет-ресурсов. И доказать, что такой-то телефон принадлежит приятелю работника, а не представителю какого-либо клиента, будет очень тяжело.

Таким образом, довести дело до успешного завершения строго в официальных рамках будет очень непросто.

Тут на помощь работодателю могут прийти административные ресурсы, в том числе возможность (если имеется) корректировки премиальной части работника. Это, пожалуй, самый удобный вариант разрешения сложной ситуации.

Но, на наш взгляд, оптимальным будет являться следующий метод компенсации «сотовых» расходов. Так предприятие лишается входного НДС, однако избегает множества проблем, возникающих со сверхлимитными выплатами.

Расходы на сотовую связь при использовании работниками личного сотового телефона

Чтобы обеспечить работника служебной сотовой связью, некоторые организации идут на дополнительные расходы и приобретают служебные сотовые телефоны. Это не всегда удобно как самому предприятию – возникают лишние расходы, – так и работникам, так как если телефон не поддерживает две сим-карты, то возникает необходимость носить два телефонных аппарата – с личной и со служебной «симкой». Гораздо удобнее комбинированный вариант, когда у работника телефонный аппарат личный, удобный и привычный, а предприятие лишь компенсирует расходы на служебные переговоры.

Чаще всего при таком подходе устанавливают некий лимит компенсации расходов работника.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Данные компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, и не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Что касается судебной практики, то в целом она вполне благосклонна к налогоплательщикам (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.2014 по делу № А63-9568/2013, ФАС Поволжского округа от 16.04.2012 по делу № А55-14888/2011 и др.).

Однако и самим «плошать» не следует. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012 судьи признали правоту нало­гового органа, но только из-за слабой подготовки налогоплательщика.

Компания не представила документы, подтверждающие служебный характер переговоров работника по мобильному телефону, доказательства расходования полученных работником денежных средств на услуги сотовой связи (то есть отсутствовали платежные документы в адрес оператора сотовой связи), а также какого-либо соглашения между обществом и работником о размере возмещения.

Аналогичным образом ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу № А57-6506/2011 не нашел позицию налогоплательщика убедительной из-за того, что из приказа о выдаче корпоративных сим-карт не было понятно, кому именно были переданы сим-карты и для выполнения каких производственных целей. Определением ВАС РФ от 21.01.2013 № ВАС-14647/12 отказано в передаче дела № А57-6506/2011 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления.

Возмещения НДС у организации возникать не будет, так как никаких договорных отношений с различными операторами связи, которые обслуживают работников, у организации не имеется. Соответственно, она не будет получать никаких документов в свой адрес от «связистов».

Только нужно учесть, что не облагается именно компенсация расходов работника по служебной сотовой связи. Попытка документально оформить безвозмездную аренду телефонных аппаратов у работника – не лучший вариант. Так как, согласно письму УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход, который определяется исходя из рыночных цен.

Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Любое предприятие при осуществлении хозяйственной деятельности применяет сервис мобильной связи, для обеспечения которой потребуются определенные средства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Мобильная связь используется работодателем в производственных целях, потому что она позволяет оперативно решать производственные цели и задачи предприятий особенно при разъездном характере работы. Без нее невозможно обойтись на предприятиях, где предусмотрены частые и длительные командировки.

Законодательная база

Законодатель предписаниями статьи 164 Трудового кодекса назначает компенсации в виде денежных средств, которые предназначены для покрытия расходов понесенных сотрудником в ходе выполнения трудовых обязанностей.

Она выплачивается:

• за использование имущества, которое принадлежит сотруднику;
• за амортизацию имущества.

Данное положение закреплено в статье 188 ТК. К тому же работодатель должен возместить расходы, которые возникают вследствие использования личного имущества. Например, за использование автотранспортного средства в интересах работодателя сотруднику выплачиваются денежные средства для приобретения топлива.

Размер компенсационных выплат устанавливается по договоренности сторон в трудовом договоре или соглашении, которое является дополнением к нему.

Согласно указаниям статей 41, 45 ТК вопросы, касающиеся компенсаций необходимо включить в нормативно-локальные акты, коллективный договор предприятия.

При этом можно установить твердый размер выплат, которые должен платить работодатель за применение мобильного телефона и расходов на его обслуживание.

Вопросы использования личного имущества разъяснены в письмах:

• Министерства финансов под номером 03-04-07-01/387, которое было опубликовано 23.12.2009 года и за номером 03-04-06-01/138, которое было принято в исполнение 17 июня 2009 года;
• Федеральной налоговой службы под номером 28-11/4115, которое было издано 21.01. 2008 года и за номером 18-11/3/088759, опубликованного 18.09.2007 года.

В указанных актах подчеркнуто, что любой вид компенсаций должен быть экономически обоснован, чтобы не возникли противоречия с нормативами законодательных актов. В противном случае работодатель может быть привлечен к мере воздействия в виде административной ответственности согласно положениям Кодекса об административных правонарушениях.

Каждое предприятие наделено правом самостоятельно:

• устанавливать размер компенсации за использование мобильного аппарата сотрудником, порядок и сроки осуществления выплат;
• определить условия возмещения расходов на осуществление сотовой связи;
• утверждать перечень документов, в которых содержаться обоснование израсходованныхна поддержание мобильной связи средств.

Указанное выше положение утверждено постановлением№ А35-8471-2009 Федерального арбитражного суда Центрального округа, которое было вынесено 24 июня 2011 года. Но нормы трудового законодательства относительно компенсационных выплат не распространяются на сотрудников сообразно статье 11 ТК, если между ним и работодателем заключен гражданско-правовой договор.

Расходы на сотовые

Работодатель должен зафиксировать затраты на покупку мобильных аппаратов для использования в производственной деятельности. Порядок проводки расходов в бухгалтерской, налоговой документации напрямую зависит от постепенного снижения ценности мобильных телефонов от их изнашивания.

Например, мобильные телефоны нужно внести в число основных средств, если их стоимость превышает 40 000 рублей.

В такой ситуации на них начисляются амортизационные отчисления, покрывающие расходы на поддержание его в рабочем состоянии.

Они должны быть оформлены надлежащим образом в документации предприятия. В бухгалтерской документации расходы, связанные с покупкой мобильных телефонов, сим-карт проводятся по статье ПБУ 6/01. На баланс они заносятся в статьи по обычным или прочим расходам по покупной стоимости за вычетом НДС. При первоначальной стоимости мобильных телефонов менее 40 000 рублей сообразно статье 254 Налогового кодекса она включается в материальные расходы.

Как правило, в них включены:

• подключение у оператора связи абонентского номера;
• оплата телефонных переговоров.

Издержки на покупку мобильных телефонов необходимо оформить,обосновав и подтвердив документально квитанциями, платежными чеками соответственно статьям 252, 346.16 НК. Работодателю следует разработать типовые документы для осуществления учета основных производственных фондов, материально-технических резервов.При этом он должен руководствоваться постановлениями № 71а и № 7, которые опубликованы соответственно 30.10. 1997 года и 21.01. 2003 года.

Возмещение командировочных расходов включает множество счетов. Подробнее в статье.

Сообразно писем Министерства финансов № 03-03-06/2/178, опубликованного 13.10.2010 года и Минздравсоцразвития № 2538-19, испущенного 06.08.2010 года, чтобы подтвердить основания компенсаций, касающихся расходов по применению сотовой связи работодателю следует выполнить ряд действий.

Необходимо:

• утвердить перечень должностных лиц, которым для выполнения производственных задачтребуется оперативная сотовая связь:
• разработать правила пользования служебным мобильным телефоном.

Указанные акты вносятся в качестве приложения в коллективный договор.

Обеспечение средствами связи

Работодатель обеспечивает своих сотрудников мобильной связью несколькими путями.

При этом предприятие:

• заключает договор с оператором мобильной связи;
• закупает мобильные телефоны, которые передается в служебное пользование;
• совершает выплату компенсаций за амортизацию за применение личного аппарата для осуществления производственной деятельности;
• возмещает расходы сотрудника на служебные переговоры соответственно статье 188 ТК. Их размер устанавливается в трудовом договоре в зависимости от договоренности сторон.

Работодатель должен заключить договор с сотрудником на аренду мобильного телефона согласно указаниям статей 606-625 Гражданского кодекса РФ. В нем необходимо указать размер арендной платы, который будет выплачиваться работнику, установить порядок и сроки совершения платы.

В некоторых случаях работодатель по согласию сотрудника вносит в трудовой договор или должностную инструкцию условия использования личного телефона в производственных целях, устанавливает размер компенсации, порядок и сроки осуществления оплаты компенсаций.

Налогообложение

Согласно указаниям статьи 209 Налогового кодекса РФ,получаемые физическими лицами в ходе трудовой деятельности доходы, подлежат налогообложению в обязательном порядке. Работодатель является налоговым агентом, который занимается сбором налога – НДФЛ. У официально трудоустроенных лиц соответственно статьям 24, 226 налог НДФЛ исчисляется, удерживается, уплачивается работодателем.

Работодатель исчисляет налог, исходя из их фактически затраченных сумм.

Соответственно статьи 252 НК расходы, связанные с применением мобильной связи на производстве должны быть подтверждены документами:

• платежными квитанциями;
• договорами с контрагентами;
• деловой перепиской с оператором связи.

Сообразно статье 63 Федерального закона за номером 126-ФЗ, инспекторы налоговой службы лишены возможности истребования некоторых видов официальных бумаг у работодателя. В ней отмечено о гарантиях, распространяемых на тайну переписки, осуществляемых посредством сотовой связи переговоров.

Как правило, к ним относятся:

• детализированный счет;
• расшифровка переговоров.

Расходы на оплату услуг оператором связи сообразно статье 264 НК при исчислении налога на прибыль входят в число прочих расходов. Налогом не облагаются компенсационные выплаты сообразно статье 217 НК РФ, совершаемые сотрудникам за применение личного аппарата в производственных целях, издержки, связанные с услугами сотового оператора.

Компенсация расходов сотрудников на применение сотовой связи в интересах работодателя,подтвержденная документами сообразно статьям 217 НК и 9 Федерального закона № 212-ФЗ, письма Министерства финансов № 03-04-06/22274, опубликованного 20.04.2015 года не подлежит обложению налогом НДФЛ. Налог отчисляется с издержек сообразно статьям 264, 346.16 НК, которые платятся за услуги сотовой связи.

Как составить ведомость на выплату зарплаты? Смотрите здесь.

Банкротство застройщиков обретает масштабы катастрофы. Как уберечься дольщикам?

Определение размера компенсации мобильной связи сотрудникам

Работодатель осуществляет выплату возмещения работникам на основании нижеследующих актов:

• трудового договора, должностной инструкции, обуславливающих необходимость применения сотрудником мобильного телефона для надлежащего исполнения функциональных обязанностей. Размер расходов на применение мобильной связи устанавливается на основе счетов оператора связи;
• соглашение между сотрудником и работодателем, оформленное в письменном виде. В нем указывается размер компенсации за использование аппарата в интересах работодателя в денежном эквиваленте либо в процентном соотношении от стоимости мобильного телефона.

Работодатель для совершения компенсаций должен издать приказ, образец которого можно внести в коллективный договор как обоснование эффективности применения личного имущества в производственных целях. При этом он должен истребовать у сотрудника копию документа на приобретение мобильного телефона, подтверждающий принадлежность сотруднику на правах собственности.

При безлимитном тарифе у оператора связи работодатель может произвести оплату по полной стоимости. Если конечная сумма выплат зависит от затраченного на разговор времени, то он может определить стоимость звонков по детализации предоставленного сотрудником счета. Он является основанием для установления размера издержек сотрудника, использующего личное имущество.

Но безлимитный тариф неудобен своей дороговизной, что является его недостатком. К тому же вносимая ежемесячно фиксированная плата распространена исключительно на местные звонки, а за осуществление междугородних звонков работодателю приходится платить отдельно.

Работодатель вправе установить лимит, действующий в продолжение одного года, причем на каждый номер.

Если он документально подтвердит лимитированные расходы, то они не облагаются налогом НДФЛ. При производственной необходимости лимит можно повысить по усмотрению руководства предприятия.

Если установленная сумма оплаты в продолжение месяца не использована полностью, то она не переносится на следующий месяц. При превышении установленного лимита сотрудник сообразно вышеуказанного письма Министерства финансов обязан возместить превысившие лимит расходы.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.