Как правильно оприходовать бензин по карточкам без путевого листа

Как правильно оприходовать бензин по карточкам без путевого листа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно оприходовать бензин по карточкам без путевого листа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Организации, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Как правильно и легко организовать учет топлива и избежать выдачи денежных средств на него в подотчет?

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ. Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером.

Списание ГСМ по путевым листам

Выставляем Счет на…. Договор аренды автомобиля между организацией и директором Генеральный директор организации использует личный легковой автомобиль в служебных целях ежедневно. Можно ли оформить использование автомобиля директором в рамках договора аренды с ним же самим (директором)?
Каждый из них: О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.

Составление путевых листов необходимо для списания ГСМ и для обоснования расходов, а также для расчета зарплаты водителя.

Быть может, ситуация выглядит чуть менее драматично, если речь идет об арендованном автомобиле (а из вопроса неясно, является ли автомобиль собственностью предприятия). В этих условиях нас интересует уже не амортизация, а валовые затраты по арендной плате.

Инфо Помимо вышеуказанного, учет ГСМ на предприятии включает в себя также проведения периодической инвентаризации (ежедневно, еженедельно, ежемесячно – по усмотрению самой организации). Для того, чтобы сверить остатки топлива с учетными данными, можно пойти двумя путями.

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы.

Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа. Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого.

Также могут учитываться простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются в основном техническими службами самой организации.

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. Рядом должен быть штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводил медосмотр. Если нет возможности нанять медработника в штат, заключите договор оказания услуг по проведению осмотров водителей с медицинской организацией, у которой есть действующая лицензия.

Со своей стороны можно попробовать доказать производственное назначение расходов. Путь следования можно подтвердить отчетами по эксплуатации транспортного средства, картами, товарно-транспортными накладными с адресами покупателей и поставщиков. Иногда судьи принимают такие документы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015).

Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.

Можно ли принять расходы на бензин без путевого листа

Если организация ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей, то заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам.

Как правильно оформить документацию в бух.учете? Должен ли сотрудник собирать чеки с АЗС и оформлять путевой лист?

Чтобы подтвердить расходы на бензин, включите в путевой лист подробный маршрут поездки. Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки.

Фирма (ООО — 6%) приобрела для сотрудников топливные карты на АЗС и ежемесячно оплачивает ГСМ согласно установленных лимитов. Как правильно оформить документацию в бух.учете? Должен ли сотрудник собирать чеки с АЗС и оформлять путевой лист? Прошу пояснить в проводках и необходимых документах.

Инспекторов не устраивают путевые листы, в которых вместо подробного маршрута фраза «по городу» или только исходный и конечный пункты поездки — гараж компании, без указания промежуточных пунктов назначения.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Как списать гсм, если организация не ведет путевых листов

С такими последствиями можно, конечно, бороться путем составления доморощенных (то есть внутренних) документов — вроде актов на списание бензина, подписываемых лицом, его изъездившим, и должностным лицом предприятия.

Все записи в КУДИР в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами, из которых нужно особо выделить путевой лист. В конце данной статьи нужно еще раз указать наиболее важные моменты: 1. предприятие вправе самостоятельно решать, нормировать ли расходы на ГСМ или списывать в полном объеме.

Тем не менее для того, чтобы сформировать валовые затраты “по-настоящему” (пусть и в ограниченном 50%-ном размере), помимо обязательного понесения расходов на приобретете ГСМ должно произойти списание этих ГСМ “в расход” — иначе п. 5.9 Закона О Прибыли соответствующие суммы заморозит.

Как списывать ГСМ без путевых листов юрлицу или ИП, использующему собственный или арендованный транспорт при ведении своей основной деятельности, и можно ли вообще это делать?

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего. Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист.

Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета.

Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа.

Списание гсм по путевым листам

На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2018 году: проводки По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС.В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД. Внимание Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Для этого достаточно не заносить стоимость ГСМ в Книгу учета. Но нужно понимать, что такая практика приведет к увеличению налогооблагаемой базы. Чтобы заносить расходы на топливо в налогооблагаемую базу, не используя путевые листы, предприятие может установить на транспортных средствах электронные системы контроля.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:

• счет-фактуру,
• товарную накладную,
• акт сверки взаимных расчетов,
• ежемесячный отчет по операциям.

В бухгалтерском учете основным документом, подтверждающим расход топлива и служащим основанием для его списания, является путевой лист. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

Воспользуемся условием примера 1. ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.

Отсутствие в организации утвержденных норм приводит к злоупотреблениям со стороны водителей и к неоправданным дополнительным расходам.

Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими.

Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс.

Кроме того, сумма налога будет выделена в платежном поручении. Еще один плюс такого варианта расчетов — возможность получения скидки. Практика показывает, что поставщики нередко снижают стоимость топлива при безналичной оплате.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость.

Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо.

По итогам месяца (31 июля) АЗС предоставила организации:

• счет-фактуру;
• акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
• отчет по операциям с топливной картой.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

• 25 * 41 = 1025,00 руб.
• 120 * 39 = 4680,00 руб.
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 л.
• 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

• Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
• Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

• документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
• утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

• обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Порядок заполнения и обязательных реквизитов путевых листов утвержден приказом Минтранса от 18.09.2008 №152. Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Самостоятельно разработанный бланк путевого листа обязательно должен содержать реквизиты, утв в приказе Минтранса №152. Данный нормативный акт недавно был обновлен. Подробнее про изменения мы рассказывали здесь.

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

• оформляется на определенное авто;
• описывает выполняемое им задание;
• содержит указание на вид используемого топлива;
• отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
• указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 — 2020 годах

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Как правильно оприходовать бензин по карточкам без путевого листа

Whatsapp Viber icon

Под горюче-смазочными материалами, далее – ГСМ, понимаются автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, применяемый в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей».

Основная навигация ( в подвале)

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил.
Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад.

Когда транспортные средства заправляются ГСМ на АЗС по специальным электронным картам (либо с применением иных систем отпуска топлива), поставщик по итогам месяца оформляет по утвержденной им форме отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа.
ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива п.

Бюджетный учет ГСМ осуществляется в соответствии с Правилами бухгалтерского учета в государственных учреждениях на счете 1315 «Топливо, ГСМ». На счете организован аналитический учет по субконто «Номенклатура» и «Центр материальной ответственности».

Как списывать ГСМ без путевых листов юрлицу или ИП, использующему собственный или арендованный транспорт при ведении своей основной деятельности, и можно ли вообще это делать? Попробуем разобраться.

Бухгалтерский учет ГСМ организации ведут на счете 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам.

Это предусмотрено п. 80 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).

Читайте сегодня в платном доступе

Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива.
Указанный отчет является первичным учетным документом и служит основанием для принятия к учету топлива у его получателя. Суммы НДС, указанные в отчете, получатель вычитает в месяце отражения в бухгалтерском учете получателя полученного топлива при наличии полученного от поставщика и подписанного в установленные сроки получателем электронного счета-фактуры по НДС. В отчете, как правило, указываются дата и время каждой хозяйственной операции по отпуску топлива.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время. Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Приобретение за оплату как талонов на бензин, так и литров определенной марки бензина в конфигурации оформляется документом «Поступление ТМЗ и услуг» с видом операции «Покупка». В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки.

Одним из важных и сложных участков бухгалтерского учета является учет запасов учреждения. Запасы включают в себя продукты питания, спецодежду, медикаменты и перевязочные средства, запасные части, топливо и горючее и так далее. И практически для каждого вида запасов есть своя особенность при ведении бухгалтерского учета.
Он выдается каждому водителю перед началом рабочего дня диспетчером и подлежит сдаче после его окончания материальному бухгалтеру. К нему прилагается авансовый отчет по денежным средствам, полученным для покупки ГСМ.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2018 году: проводки По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС.В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД. Внимание Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Другой немаловажной задачей является правильное отражение хозяйственных операций в учетной системе, используемой для автоматизации бухгалтерского учета. Одной из таких систем является прикладное решение «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана». На примере данной учетной системы рассмотрим порядок оформления операций по таким запасам, как горюче-смазочные материалы.

Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс.

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее — ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Как правильно оформить списание гсм по топливным картам

При совпадении размера затрат на покупку ГСМ с установленными законодателем нормативами на них не осуществляется начисление НДФЛ. В противном случае предприятиям приходится уплачивать налог на прибыль в большем размере. В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01).

Учет топливных карт в бухгалтерском учете Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д.

БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Переходим на покупку гсм по топливным картам

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Бензин относится к категории Запасов, учёт которых ведётся в соответствии с МСФО 2 «Запасы». Если по технологии производства необходимо списание ГСМ по нормам , утверждённым учетной политикой, то для списания бензина путевых листов не требуется.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Гсм приобретены посредством топливных карт

Однако никто не отменял требование об учете работы автомобиля, в т.ч. об учете использованного топлива. Многие организации по-прежнему оформляют путевые листы. Другие организации разработали собственные формы документального учета работы транспорта. Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ).
Вас явно не УПП, а какое-то спец.решение. может все-таки УСО? fairplayplease 30 — 18.03.15 — 11:45 по просьбе граждан,спрашивающих о задании.Разработка с 0 формы приемы товара(бензин)(простая форма без бух.счетов и прочего), путевого листа(содержащего организацию, авто,водителя,задание водителю,показание спидометра, расход горючего, норма расхода) , списание гсм( на основании путевого листа(как мне кажется,так нужно сделать)) , печатные формы.