Как оформить лист заверитель личного дела

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Лист заверитель дела как оформить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Лист заверитель дела как оформить». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

Лист заверитель дела образец заполнения. Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях.

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.

Лист-заверитель дела образец заполнения

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

• наличие литерных номеров листов;
• наличие пропущенных листов;
• номеров листов с наклеенными фотографиями;
• номеров крупноформатных листов;
• номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
• номеров поврежденных листов:
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Можно ли вносить изменения в лист-заверитель?

Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка.

Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Составление листа-заверителя дела

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

Скажите как правильно пришивать лист-заверитель к делу? Куда должна быть обращена текстовая сторона листа-заверителя? Внутрь, т.е. как все документы в деле? Или текст должен быть обращен к задней стороне обложки дела?

Если дело подшили без листа-заверителя, то последний необходимо наклеить с внутренней стороны обложки дела, прикрепляя за верхнюю часть. Но чаще всего лист-заверитель помещают после последнего документа, а затем дело подшивают.

В архив организации сдают книги нарядов, срок хранения 75 лет (типографский переплет). Внутренней описи нет, но ее и не надо, а вот надо вклеивать лист-заверитель? Сдают по старинке: внизу книги два прокола на нитке и приклеена бумажка: кол-во листов, должность, дата. Что будет правильно?

Лист-заверитель дела подписывается составителем, помимо подписи должна также иметься ее расшифровка, наименование должности и дата заполнения. При использовании документов из архива в листе-заверителе могут быть сделаны те или иные пометки, если есть такая необходимость.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

Лист заверитель дела пример заполнения

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1).

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии.

Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

На оформлении листа-заверителя заканчивается полное оформление тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.

Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – , про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:

• количество листов дела,
• литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать,
  • для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),

  Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

  Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

  Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

  Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

  Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Из статьи вы узнаете:

  • зачем нужен лист-заверитель и обязательно ли его оформление;
  • как составляется лист-заверитель личного дела;
  • лист-заверитель личного дела: образец оформления;
  • какие сведения указывают при заполнении листа-заверителя;

  Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

  Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

  Как оформить лист заверитель личного дела

  Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как оформить лист заверитель личного дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

  Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

  Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.
  При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 3.6.16.

  Оформление личного дела сотрудника образец по госту

  Ещё раз доброго времени суток — если в журнале учёта приказов пронумеровано и прошито 200 листов, а заполнено 50 листов, на обложке какое количество указывать?

  Татьяна, да, в архиве учитываются (в данном случае) именно листы, даже если они чистые. Если абсолютно чистый лист нельзя изъять из дела (у вас нельзя — сшитая брошюра), он учитывается в общем порядке. С журналом так же: в нем 200 листов.

  Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

  Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17.

  Лист-заверитель дела: содержание и оформление

  Я начала работать в архиве. Но архивом — это назвать сложно. Помещение с 3 стеллажами и шкафом с проектной, рабочей документацией в коробках.

  Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

  Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов.

  Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..

  И каждый раз когда добавляем литерные листы мы меняем итоговую записи и кол-во листов. Судя по ответу выше.

  Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к. первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов. Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждого тома (части). В заголовок могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

  В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации.

  3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

  Документ относится к группе «Лист». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

  Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

  Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

  И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

  Правила оформления обложки дел постоянного и долговременного хранения установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», а также закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

  Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

  Ознакомление с персональным досье

  Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.

  Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

  Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

  Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

  Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

  Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

  Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

  Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников.

  Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

  Личное дело сотрудника: образец оформления 2018 года

  Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. — фонд, Оп. — опись, Д. — дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

  Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

  Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

  Подскажите, как быть, если приехала проверка и выявила ряд ошибок, после которых необходимо в каждое производство добавить недостающие документы (листы) — можно ли вклеить эти листы? Или необходимо расшивать и вшивать? И нужно ли пересоставлять опись или достаточно внести отметки об этих листах как литерных в листе-заверителе?

  Составление листа-заверителя дела

  Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

  Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

  Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

  Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

  В это журнале сделана последняя запись в 2010 г., в 2011, 2012, 2013 — нет. Планируется в 2014 г. И оно считается переходящим делом? А как предыдущие ответы: Если в течение года записи не было, оно не будет переходящим делом.

  Потом отделила бы те документы (экземпляры), которые останутся на хранение, от дублетных экземпляров и тех дел, у которых истек срок хранения.

  Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

  Документы, включаемые в личное делопроизводство

  Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

  При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

  Как оформить лист заверитель личного дела

  Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как оформить лист заверитель личного дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

  Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

  Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.
  При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 3.6.16.

  Оформление личного дела сотрудника образец по госту

  Ещё раз доброго времени суток — если в журнале учёта приказов пронумеровано и прошито 200 листов, а заполнено 50 листов, на обложке какое количество указывать?

  Татьяна, да, в архиве учитываются (в данном случае) именно листы, даже если они чистые. Если абсолютно чистый лист нельзя изъять из дела (у вас нельзя — сшитая брошюра), он учитывается в общем порядке. С журналом так же: в нем 200 листов.

  Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

  Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17.

  Лист-заверитель дела: содержание и оформление

  Я начала работать в архиве. Но архивом — это назвать сложно. Помещение с 3 стеллажами и шкафом с проектной, рабочей документацией в коробках.

  Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

  Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов.

  Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..

  И каждый раз когда добавляем литерные листы мы меняем итоговую записи и кол-во листов. Судя по ответу выше.

  Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к. первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов. Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждого тома (части). В заголовок могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

  В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации.

  3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

  Документ относится к группе «Лист». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

  Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

  Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

  И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

  Правила оформления обложки дел постоянного и долговременного хранения установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», а также закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

  Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

  Ознакомление с персональным досье

  Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.

  Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

  Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

  Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

  Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

  Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

  Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

  Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников.

  Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

  Личное дело сотрудника: образец оформления 2018 года

  Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. — фонд, Оп. — опись, Д. — дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

  Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

  Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

  Подскажите, как быть, если приехала проверка и выявила ряд ошибок, после которых необходимо в каждое производство добавить недостающие документы (листы) — можно ли вклеить эти листы? Или необходимо расшивать и вшивать? И нужно ли пересоставлять опись или достаточно внести отметки об этих листах как литерных в листе-заверителе?

  Составление листа-заверителя дела

  Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

  Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки.

  Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

  Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

  В это журнале сделана последняя запись в 2010 г., в 2011, 2012, 2013 — нет. Планируется в 2014 г. И оно считается переходящим делом? А как предыдущие ответы: Если в течение года записи не было, оно не будет переходящим делом.

  Потом отделила бы те документы (экземпляры), которые останутся на хранение, от дублетных экземпляров и тех дел, у которых истек срок хранения.

  Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

  Документы, включаемые в личное делопроизводство

  Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

  При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

  Лист заверитель личного дела

  Вход на сайт

  [e-mail скрыт] Минск — жизни моей прописка! Написал 19591 Репутация: 2 февраля 2010, 11:22 183.

  Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции); составление листа-заверителя дела; оформление и уточнение реквизитов обложки дела; систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции. 187. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 и помещается в конце дела (тома, части).

  Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

  Отличный секретарь

  Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…. То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.

  Лист-заверитель дела

  В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить за верхнюю часть на внутреннюю сторону обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

  В начале статьи приведен пример заполнения листа-заверителя. Вы также можете скачать в формате doc .

  Лист-заверитель дела

  От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.

  Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.

  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

  Новое за 26 июня 2020

  Как оформить лист заверитель личного дела

  
  В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

  Внимание ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника.

  Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст.

  Лист-заверитель дела: содержание и оформление

  Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е.

  Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела.

  Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации. Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

  Личное дело работника – как его правильно оформить

  В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике.

  В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

  Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

  Внутренние описи

  Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

  По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4). Рис. 18.4. Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.