Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Предназначение и особенности составления сопроводительного письма в ИФНС, а также образец документа

Документ направляется в налоговый орган и относится к инструментам деловой переписки. Пункты его структуры выглядит так же, как и у обычного письма, встречающегося в деловом обороте.

Вы узнаете об особенностях составления документа, прилагаемого к доверенностям на доверителя, декларация, а также к ответу на требование налоговой службы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего составляется?

Пояснительную записку пишут для сопровождения таких документов, как:

• доверенность;
• декларация (о сопроводительном письме к декларации узнайте тут);
• уточненная налоговая декларация и другие (о написании письма к таким документам читайте здесь).

Такое сопровождение может служить и в качестве ответа на требование налогового органа предоставить какие-либо документы.

Цель предоставления

Письмо играет роль пояснения к подаваемым в налоговый орган документам. Причин предоставления информации в ФНС существует множество. Самые распространенные случаи:

1. Ответное предоставление пояснения, связанного с получением письма из налоговой. Пояснение дается в целях проведения инспекцией камеральных проверок деклараций (п. 3 ст. 88 НК РФ).
2. Пояснение заявителя о подаче в налоговую инспекцию уточненной налоговой декларации в связи с допущением ошибки (п. 1 ст. 80 НК РФ).
3. Предоставление описи прилагаемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Сопроводительные письма облегчают и упорядочивают документооборот, так как:

• предотвращаются споры, которые могут возникнуть относительно комплектности подаваемых бумаг;
• упрощается работа канцелярии, занимающейся регистрацией принятых документов;
• вносится ясность относительно цели направления в ИФНС документов;
• принятые бумаги быстро доходят до нужного специалиста.

Оформление

Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или представителем по доверенности. Указывается также должность, расшифровка инициалов и фамилия.

Обычно документ составляет работник ООО, именуемый в письме «Исполнитель». Заверяется бланк круглой печатью (при наличии). Если сопровождение направляется юридическим лицом, то оно составляется на фирменном бланке организации.

Из каких пунктов состоит?

Обязательные сведения выглядят так:

1. Информация об отправителе (название, указание на организационно-правовую форму, юридический адрес, ИНН/КПП, контактный номер).
2. Реквизиты ИФНС, в которую подаются бумаги.
3. Дата направления документов и исходящий номер письма со ссылкой на реквизиты требования, полученного от налоговой инспекции.
4. Текст с пояснением, составленный в свободной форме.
5. Приложение в виде пронумерованного списка документов. Если приложений много, они указываются в прикладываемой к письму описи.
6. Подписи уполномоченных лиц.
7. Информация об исполнителе – инициалы и фамилия, контактный номер.

Сопроводительное письмо в бумажном виде не унифицировано. Если в нем содержатся все указанные реквизиты, можно считать, что документ оформлен правильно.

Письмо в электронном виде должно быть составлено по форме, утвержденной приказом ФНС РФ.

Пошаговое инструкция по заполнению

Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

1. В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
3. По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
4. Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
5. Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
6. В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

К декларации

Назвать документ нужно «О направлении декларации».

Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать здесь.

К уточненной декларации

Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

К ответу на требование

Назвать документ нужно «О направлении документов».

Пример письма к ответу на требование:

«Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

Создание дубликата

Перед подачей документа в налоговую необходимо изготовить дубликат. Как составить копию, в том числе письма по требованию предоставления документов? Обычно исполнитель печатает письмо в двух экземплярах, одно для подачи, второе – для проставления отметки о принятии сотрудником налогового органа. Копия письма остается у исполнителя на сохранении до получения результата обращения в ИФНС.

Как передать в налоговую службу?

Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

• Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
• Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Термины документооборота

Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

1. Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы . ».
2. Составленными на его основе «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота . » (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота).

Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов.

Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет.

В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже.

Требования к сопровождению

Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:

• ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
• сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи с неверно указанным КБК (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
• опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).

Составляя сопровождение, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

• реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
• реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
• дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
• содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по . ____ за 2019 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
• приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
• подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);
• сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).

Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

Образец сопроводительного письма к документам в налоговую

Электронный документооборот

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами (п. 2.4. Приложения № 1 к пр. ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@):

• запрос;
• обращение;
• информационное сообщение о представительстве;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе в приеме;
• подтверждение даты отправки;
• ответ на запрос;
• письмо налогового органа;
• рассылка.

А также технологическими электронными сообщениями:

• извещение о получении;
• сообщение об ошибке.

Электронный документ — это документ, представленный в цифровой форме, в соответствии с требованиями формата для такого вида (ч. 1 вышеупомянутых Методических рекомендаций). Так как их много, то у каждого есть форма, утвержденная соответствующим приказом ФНС РФ.

При цифровой коммуникации очень важными для сторон являются, в том числе, документы, подтверждающие дату отправки и дату приема бумаг. Они формируются оператором электронного документооборота или ФНС и отправляются корреспонденту после регистрации факта отправки или приемки по ТКС.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

soprovoditelnoe_pismo.jpg

Похожие публикации

В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы. Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по ТКС. К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.

Что собой представляет сопроводительное письмо в налоговую службу

Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:

облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;

позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;

определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;

позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;

упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.

Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой. Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:

Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.

Какие документы нуждаются в сопроводительном письме, а какие – нет?

Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.

Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

первичную налоговую декларацию (без приложений);

жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);

экземпляры исковых заявлений.

Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.

Рекомендации по составлению письма

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов не имеет строго унифицированной формы. Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.

Отправитель должен учитывать такие моменты:

письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;

при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;

текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.

в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);

в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).

Реквизиты, которые необходимо указать в письме:

наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;

полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;

обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);

перечень приложенных документов;

номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);

должность и Ф.И.О. лица, составившего письмо;

подпись ответственного лица.

Как составить сопроводительное письмо

В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.

В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.

Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).

В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.

Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.

В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.

Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

В большинстве случаев предоставления различной документации в налоговую службу требуется приложение к пакету документов сопроводительного письма.

Его содержание зависит от первичного основания для обращения в ИФНС и может содержать следующую информацию:

• Уточнение причины, по которой подается комплект документов;
• Название всех подаваемых официальных бумаг с указанием количества экземпляров.

Также предоставление сопроводительного письма обезопасит адресанта от утери сотрудниками налоговой службы какой-либо единицы из предоставленного пакета.

Что собой представляет налоговая система Российской Федерации?

Единого понятия системы, реализующей налогообложение в России, в нормативно-правовых актах не закреплено. Однако дать его можно, если проанализировать всю группу субъектов и объектов, задействованных в процессе установления налога и зачисления его в определенную казну.

Документы, которые предоставляются в налоговую, должны сопровождаться пояснительной запиской

В соответствии с федеральным законодательством налоги могут взиматься на следующих уровнях:

1. Федеральный — на территории всего государства, независимо от специфики региона или деятельности плательщика;
2. На уровне регионов — устанавливаются нормативными актами субъектов РФ и обязательны к уплате налогоплательщиками, проживающими на территории этих регионов;
3. Местные — принимаются органами местного самоуправления, подлежат к оплате жителями городов, поселков, сел и т.п., направлены на пополнение местных бюджетов.

В соответствии с выше представленными уровнями, налоги устанавливаются законами и подзаконными актами, которые издаются федеральным законодательным органом, управленческими структурами субъектов РФ, а также местными районными, городскими советами.

Помимо распорядительных документов, принимаемых государственными органами на всех федеральных уровнях, структуру налоговой системы составляют и отдельные документы, которые издаются структурами исполнительной власти — Министерством Финансов, органами налоговой инспекции и пр.

В рамках налоговых обязательств могут выплачиваться:

• Налоги (имеют характер индивидуального платежа, который производится без возврата);
• Сборы (как правило, направлены на получение плательщиком определенных разрешений или прав);
• Взносы в счет страховки (имеют обязательный характер и направлены на обеспечение плательщиков в различных ситуациях — при беременности, в случае утраты трудоспособности (как временной, так и постоянной) и т.п.).

Налоговый кодекс является структурным элементом налоговой системы РФ

Все представленные объекты являются структурными элементами налоговой системы РФ. На их основании можно дать определение этому институту:

Налоговая система России представляет собой комплекс субъектов и объектов, которые включают уровни налогообложения, все виды налоговых взносов, нормативную базу, на основании которой взыскание налогов является законным, государственные структуры, принимающие соответствующие НПА, налогоплательщиков (физических лиц, предпринимателей, юридических лиц и пр.). Также сюда отнесены принципы установления сборов, разъяснительная документация и все виды систем налогообложения.

Важно! Не смотря на неустановленное законом понятие, налоговая система РФ является важнейшим элементом в структуре государства, обеспечивающим реализацию большинства видов деятельности и являющимся одним из основных источников наполнения бюджета страны.

Что собой представляет сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это так называемая записка, которая является неотъемлемой частью обменом деловой документацией между физическими лицами и государственными органами (их представителями) или между представителями государственных структур всех уровней.

Обратите внимание! Единой формы такого документа не установлено и составлять его можно в произвольной форме. Единственные требования — это письменный (печатный) вид и необходимость придерживаться при написании официально-делового стиля письма (исключение просторечий и ошибок). При этом, если письмо составляется организацией, имеющей фирменный бланк, размещение текста на нем вполне допустимо.

Требования выдвигаются лишь к некоторым элементам содержания сопроводительного письма:

• Оно должно иметь полную информацию об отправителе (реквизиты с указанием лица, составившего документ, название органа, который передает с этим бланком пакет документов, данные обратной связи, номер в исходящей корреспонденции, данные об адресате);
• Пояснение причины, по которой передаются официальные бумаги (это может быть ответ на запрос, выполнение требования, исходящий от отправителя запрос и пр.);
• Перечень всей документации, к которой прилагается сопроводительное письмо;
• Дата составления;
• Подпись лица, составившего бумагу.

Важно! Если сопроводительное письмо составляется специалистами органов или структур, под основным текстом уменьшенным шрифтом указывается фамилия и инициалы составителя и средства связи с ним.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов: структура и назначение

При подаче документов в ИФНС необходимо предоставить пояснительную записку для облегчения систематизации входящей корреспонденции налоговым инспектором.

Налоговая декларация, которая подается отдельно, не нуждается в приложении сопроводительной записки

Вернуть документы по причине неправильно составленного сопроводительного письма канцелярия налоговых органов не может, поскольку единой формы не установлено. Однако отказ от принятия документов без сопроводительного письма можно получить за исключением случая предоставления НДФЛ (первичной налоговой декларации), поскольку официальные бланки содержат поля для заполнения всей необходимой информации.

Также нет необходимости в составлении дополнительного пояснения, если в налоговый орган подается жалоба на сотрудников налоговой инспекции, которая также составляется в произвольной форме.

Сопроводительная записка состоит из:

• Шапки (в которой указываются реквизиты получателя — налоговый орган, в который адресуется документация, фамилия имя и отчество должностного лица, которому предназначена корреспонденция, его должность);
• Основной части (суть пояснения — для чего или почему подаются документы, их перечень с указанием названий, количества экземпляров и количества листов в каждом экземпляре);
• Заключение (данные о подающем документы — фамилия и инициалы, должность, контакты, подпись).

Также с противоположной стороны от реквизитов получателя прописываются данные о номере исходящей корреспонденции, дата составления (отправления) документа.

Текст пояснительной записки должен быть сухим, не иметь никаких отступлений и содержать только необходимую информацию. Обращение к адресату по имени в большинстве случаев опускается, поскольку его данные указываются в шапке документа. Исключение составляют случаи, когда запрос на предоставление документации поступил от конкретного должностного лица. Однако даже в таком случае, если обращение было опущено, сопроводительная записка будет считаться как составленная верно.

Основная часть, как правило, начинается со слов «На Ваш запрос (требование, обращение)» или просто «Предоставляю (направляю и т.п.)».

Обратите внимание! При перечне документов нужно указывать их официальное название, которое содержится на оригинальных бланках. Названия, которые используются в простой речи недопустимы.

Перечень должен быть пронумерован. Желательно, чтоб в самом пакете документов они были разложены в том же порядке, в котором перечислены в тексте пояснения.

Также отправитель обязан указать полный юридический адрес, чтоб у налоговой инспекции были все возможные контакты для обратной связи.

Образец или шаблон сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов по требованию можно взять в интернете или попросить в канцелярии налогового органа, в который подаются документы.

Пояснение, которое указывается в сопровождении направлено на облегчение систематизации корреспонденции канцелярией получателя

Как написать сопроводительное письмо к предоставляемым документам в налоговую инспекцию образец

19.07.2018 № 02-23/13 Начальнику

На № 148 от 15.07.2018 ИФНС № 11 в г.Таганроге

О предоставлении документов

На Ваш запрос № 148 от 15.07.2018 о предоставлении документов для проверки верности отчетной документации за апрель 2018 года направляю следующие документы:

1. Налоговая декларация по форме 3-НДФЛ на 5 листах в 2 экз. (копия).
2. Декларация по налогу с оборотом на 1 листе в 2 экз. (копия).
3. Отчет о суммах начисленного дохода застрахованных лиц на 5 листах в 1экз. (копия).

Дата, подпись, расшифровка ФИО.

Сопроводительное письмо является неотъемлемой частью пакета документов, предоставляемого в ИФНС за исключением случаев, когда предоставленная документация содержит всю необходимую информацию и не требует дополнительных пояснений.

Как составлять сопроводительное письмо в налоговую

Содержание

Сопроводительное письмо в налоговую — это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

• Высылаем Вам…
• Направляем Вам…
• Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

04.08.2013 № 08-13/048

На № 245 от 31.07.2013

Руководителю
ИФНС России № 2 по г.
Санкт-Петербургу
А.Н. Воронину

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Генеральный директор

Величко

Величко Л.П.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

В отдельных случаях налоговая инспекция может запросить у организации или ИП, чтобы они предоставили ей определенные документы. С этой целью ИФНС направляет требование. Как составить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, расскажем в нашей консультации.

Когда инспекция может запросить документы?

Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.

Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (п. 4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301 ).

Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ).

При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (Письма Минфина от 12.05.2017 № 03-03-06/1/28744 , ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).

И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Составляем ответ на требование

Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту. Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.

Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст. 93 НК РФ).

По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч. через личный кабинет налогоплательщика) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Форма такого уведомления утверждена Приказом ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@ . Пример заполнения уведомления мы приводили здесь.

Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов.

Термины документооборота

Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота).

Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов.

Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет.

В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже.

Требования к сопровождению

Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:

• ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
• сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи с неверно указанным КБК (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
• опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).

Составляя сопровождение, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так: